Hier findet man die Vorgehensweise bei der Fakturierung.

Der Anwendungsbereich umfasst den gesamten Bereich Transport & Logistik.

Ablauf

Bei der Fakturierung werden sämtliche Ausgangsrechnungen an unsere Kunden erstellt. Auch Eingansgutschriften werden hier kontrolliert und zugeordnet.

Nach der Belegrückmeldung kommen die Positionsmappen zur Fakturierung.

Ausnahmen:

• Alle Red Bull Akte, da bei Red Bull jeden Dienstag die vorherige Woche ohne Ablieferbelege abgerechnet wird.

Die anderen Positionsmappen werden von Didi Stubenböck aufbereitet. D.h. er kopiert die Ablieferbelege falls nötig und rechnet anschließend ab.

Es gibt auch Kunden wo wir nur wöchentlich oder monatlich eine Sammelrechnung erstellen, in diesen Fällen werden die Akte von Didi Stubenböck gesammelt.

Manche Kunden schicken eine Gutschrift. Wurde der Akt bereits abgerechnet wird unsere Rechnungsnummer auf der Gutschrift verrmerkt und in die Buchhaltung gegeben. Wurde der Akt noch nicht verrechnet, wird er abgerechnet sobald sich die Papiere im Haus befinden.

Sämtliche Besonderheiten über die Abrechnung sind in den Abrechnungsvorschriften enthalten.

Bei Visits, Import und MTB Aufträgen gehen die Akte zwar an die Fakturierung aber es darf erst abgerechnet werden sobald die Fakturierung von den zuständigen Disponenten ein E-Mail erhält.

Ist ein Akt verrechnet kommt er in die Ablage, außer ein Versicherungstempel oder Palettenstempel befinden sich auf dem Akt, so kommt er in die entsprechende Abteilung.

Sprache

Bei Druck der Rechnung ist unbedingt darauf zu achten ob die richtige Sprache angedruckt wird.

Einstellungen für die Sprache sind in 'Verwaltung Adresse' 'Adresse' 'Allg.' zu finden!

Einstellung einfacher oder mehrfacher Rechnungsdruck

Die Einstellung ist in der Adressverwaltung bei dem Registerblatt Berechnung zu machen!

Einstellung abweichender Empfänger

Sollte eine Rechnung zu einer anderen Firma geschickt werden kann man dies im Car_O einstellen. Bei Belegbuchung wird dann eine Rechnung erzeugt + ein Versandblatt mit der Adresse, an die die Rechnung geschickt werden soll.

Die Einstellungen dafür werden in der Adressverwaltung gemacht, und zwar auf der Adresse an die die Rechnung ausgestellt wird. Das heißt wenn wir die Rechnung auf Ribiverona Srl in Udine ausstellen, aber die Rechnung zu Ribiverona in Verona geschickt werden soll, nehmen wir die Einstellungen auf der Adresse Ribiverona in Udine vor.

1. In der Berechnung ist bei Rechnung A01 einzustellen.

2. Im Feld Versandblatt ist die Kundennummer einzutragen, an die die Rechnung geschickt werden soll.

Diese Einstellungen können natürlich auch für einen Lieferanten gemacht werden.

Standgeldrechnungen

Bei allen Kunden gilt das Standgeldforderungen mit einer separaten Rechnung abgerechnet werden.

Neuregelung bei der Umsatzsteuer ab 01.01.2010

Mit dem Budgetbegleitgesetz 2009 wurde die EU-Richtlinie 2008/8/EG (Mehrwertsteuer-Paket) umgesetzt, die zu einer grundsätzlichen Neuregelung des Leistungsortes für grenzüberschreitende Dienstleistungen sowie zu einer Vereinfachung des Vorsteuererstattungsverfahrens führt.

Die neuen Regelungen zu Leistungsort

Ab 01.01.2010 ist für die Bestimmung des Ortes, an dem die Dienstleistungen besteuert wird ("Leistungsort") zunächst danach zu unterscheiden, ob die Dienstleistung an einen Unternehmer (Business to Business bzw. B2B) oder eine Privatperson (Business to Customer bzw. B2C) erbracht wird.

Dienstleistungen an Unternehmer ("B2B")

Sonstige Leistungen, die ein Unternehmer an einen anderen Unternehmern erbringt, werden künftig grundsätzlich dort besteuert, wo der Leistungsempfänger sein Unternehmen betreibt (=Empfängerortprinzip). Bei grenzüberschreitenden Leistungen ist dabei zwingend der Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse-Charge-System) vorgesehen. Das Empfängerortprinzip wird aber in einigen Ausnahmefällen (z.B. Grundstücksleistungen, grenzüberschreitende Personenbeförderung) durchbrochen. Künftig besteht auch nicht mehr die Möglichkeit den Leistungsort durch Verwendung einer von einem anderen Staat erteilten UID-Nummer zu verlagern.

Nachweis der Unternehmenseigenschaft des Leistungsempfängers

Der leistende Unternehmer kann davon ausgehen, dass der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist wenn der Leistungsempfänger über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer) verfügt. Deshalb werden für die Leistungsortbestimmungen auch nichtunternehmerisch tätige juristische Person und juristische Personen öffentlichen Rechts als Unternehmer behandelt sofern sie über eine UID-Nummer verfügen, unabhängig davon, ob die Leistung für den unternehmerischen Tätigkeitsbereich erbracht wird. Die Unternehmereigenschaft ist somit für die Leistungsortbestimmung von entscheidender Bedeutung, weshalb der leistende Unternehmer die Gültigkeit der UID-Nummer mittels Bestätigungsanfrage - wie bereits bisher bei innergemeinschaftlichen Lieferungen - zu überprüfen hat. Hat ein Leistungsempfänger keine UID-Nummer, kann der Nachweis der Unternehmereigenschaft auch auf andere Weise erfolgen. Sofern eine sonstige Leistung an eine Betriebsstätte des Leistungsempfängers erbracht wird, ist dieser Ort maßgebend. Eine Betriebsstätte ist nach Aufforderung der Finanzverwaltung und in Übereinstimmung mit der Rechtssprechung des EuGH jede feste Geschäftseinrichtung, die über einen ausreichenden Mindestbestand an Personal- und Sachmittel verfügt und einen gewissen Grad an Beständigkeit aufweist. Deshalb ist zukünftig eine exakte Abgrenzung erforderlich, ob eine sonstige Leistung zumindest größtenteils für eine Betriebsstätte bestimmt ist.

Reverse-Charge-System

Künftig ist bei Dienstleistungen zwischen Unternehmern zwingend das Reverse-Charge-System vorgesehen, wenn der die Leistung empfangende Unternehmer oder die nicht steuerpflichtig oder die nicht steuerpflichtige juristische Person mit UID-Nummer nicht im Mitgliedsstaat des Leistungsempfängers ansässig ist und für die Dienstleistung das Empfängerortprinzip zur Anwendung gelangt. Österreich hat bisher schon das Reverse-Charge-System für sämtliche Dienstleistungen und Werlieferungen angewandt, die ein ausländischer Unternehmer in Österreich an einen Unternehmer erbringt, weshalb sich in Österreich kein Anpassungsbedarf ergibt. Im Gegensatz zur bisherigen Rechtslage kommt es jedoch in Zukunft auch dann zum Übergang der Steuerschuld, wenn der Leistungserbringer über eine Betriebsstätte am Leistungsort verfügt, diese aber an der Leistungserbringung nicht beteiligt ist.

Zusätzliche Meldeverpflichtungen

Ab 01.01.2010 müssen Unternehmer - zusätzlich zu den innergemeinschaftlichen Warenlieferungen - auch Dienstleistungen an EU-Unternehmer, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, in die Zusammenfassende Meldung (ZM) aufnehmen. Die ZM ist ab 01.01.2010 auch bei elektronischer Einreichung bis zum Ablauf des jeweiligen Folgemonats abzugeben. Die ZM für Jänner 2010 ist daher bis spätestens 28.02.2010 einzureichen. Bei vierteljährlicher Umsatzsteuervoranmeldung gilt dieser Zeitraum aber auch weiterhin für die ZM. Zu melden ist die Bemessungsgrundlage (Entgelt) je UID-Nummer unter Angabe der eigenen UID-Nummer sowie der UID-Nummer des Leistungsempfängers.

Die Vorgaben zur Verwendung der korrekten Kostenstellen, Sachkonten, Steuerschlüssel und sonstigen für eine korrekten Verbuchung in der Finanzbuchhaltung erforderlichen Informationen/Vorgaben sind in der Fibu-Schnittstelle dokumentiert.

Dokumentationsüberwachung des Aufgabengebietes (der Kategorie) Fakturierung

Caroline Fischbacher

siehe auch

Verantwortlicher

Caroline Fischbacher