Der Anwendungsbereich umfasst den gesamten Bereich Transport & Logistik.

Ablauf

Bei der Belegrückmeldung werden sämtliche Eingangsrechnungen und Papiere (Frachtdokumente) die jeden Tag mit der Post eintreffen für die Fakturierung aufbereitet.

Es erfolgt auch die Kontrolle und Verbuchung der Eingansrechnung!

Prüfung der Eingangsrechnung

Die eingehende Rechnung ist auf folgende Punkte zu kontrollieren.

• auf Vollständigkeit: d.h. weißt die Rechnung alle Bestandteile einer Rechnug auf.

Bestandteile einer Rechnung sind:

- Rechnungsdatum

- Rechnungsnummer

- Name bzw. richtiger Firmenwortlaut und Anschrift des Empfängers

- gültige UID Nummer von Lieferant und Empfänger (Prüfung unter UID Nummer Prüfung)

- Rechnungsbetrag in der richtigen Währung (USD oder EUR)

- Art der Leistung

- bei steuerpflichtigen Rechnungen: Steuersatz, Netto- und Bruttobetrag

• auf Richtigkeit

- Rechnungsbetrag

- Steuer ist richtig ausgewiesen

- unser Firmenwortlaut oder unsere UID-Nr sind richtig auf der Rechnung vermerkt.

Was mache ich wenn die Eingangsrechnung nicht richtig ausgestellt wurde?

1. Der Preis auf der Rechnung ist ein anderer als in unserem System:

Rechnung betrifft Logistik-Abteilung: Alle Rechnungen aus der Logistik werden kopiert und Helmut Marschik ausgehändigt. Dieser leitet die Rechnungen zur Kontrolle an den Zuständigen weiter.

Rechnung betrifft die Europa-Abteilung oder das Kerngeschäft: Rechnung wird gemailt an den zuständigen Disponenten und in CC an Friedl Mair.

2. Preis ist gar nicht eingetragen: (zB Lagerkosten, Ladehilfmittel, Zustellkosten etc.)

Rechnung betrifft Logistik-Abteilung: Alle Rechnungen aus der Logistik werden kopiert und Helmut Marschik ausgehändigt. Dieser leitet die Rechnungen zur Kontrolle an den Zuständigen weiter.

Rechnung betrifft die Europa-Abteilung oder das Kerngeschäft: Rechnung wird gemailt an den zuständigen Disponenten und in CC an Friedl Mair.

3. Bei der Rechnung fehlt ein wichtiger Bestandteil wie zB unsere UID-Nr. oder unser Firmenwortlaut ist falsch:

Rechnung wird normal von uns eingebucht. Vermerk auf der Rechnung was fehlt oder falsch ist und an die Firma faxen. Rechnung danach in den Ordner Rechnungen falsch ausgestellt geben. Wenn die korrigierte Rechnung geschickt wird, Rechnung aus Mappe holen, korrigierte Rechnung dazuheften und in die Buchhaltung geben.

4. Steuer wurde falsch ausgewiesen:

Rechnung wird normal (richtig) von uns eingebucht. Vermerk auf der Rechnung, dass die Steuer fehlt oder die Steuer falsch ausgewiesen wurde und an die Firma faxen. Rechnung danach in den Ordner Rechnungen falsch ausgestellt geben. Wenn die korrigierte Rechnung geschickt wird, Rechnung aus Mappe holen, korrigierte Rechnung dazuheften und in die Buchhaltung geben.

Prüfung der Ablieferbelege

Ablieferbelege sind auf folgende Punkte zu kontrollieren:

• auf Vollständigkeit
  • sind alle notwendigen Dokumente mitgeschickt worden, die wir für unsere Abrechnung benötigen
  • wurden die Dokumente vom Empfänger bestätigt
  • es gibt Transporte wo wir nur Rechnungen mit original bestätigten Ablieferbelegen akzeptieren. siehe Belegrückmeldungsvorschrift

• auf Richtigkeit
  • wurden die richtigen Ablieferbelege der Rechnung beigelegt

• auf etwaigen Palettentausch
  • sind auf den Ablieferbelegen irgendwelche Palettenaktivitäten vermerkt

• auf einen Schaden
  • sind auf den Ablieferbelegen irgendwelche Schäden oder Differenzen vermerkt.

Sonderfall ABTRETUNGSERKLÄRUNG:

Wann benötigt man eine Abtretungserklärung?

Generell: Wir erteilen einer Niederlassung einen Auftrag und erhalten immer von wo anders (Hauptsitz) die Rechnung.

Ausnahme ist auf der Rechnung die Niederlassung mit Adresse angeführt ist die Gutschrift auf die Niederlassung zu buchen!

Vorgehensweise:

1. Es hat der Disponent der den Auftrag verkauft hat zu prüfen ob nicht der Transportauftrag intern weitergegeben wurde oder ob die Rechnung immer von diesem Sitz erstellt wird.

2. Ist dies der Fall, ist in der Adresse im Feld Fremdzahler der Rechnungsersteller einzutragen.

3. Die Rechnung wird verbucht und

4. es wird eine Abtretungserklärung geschrieben (Vorlage) und gefaxt.

5. Die Abtretungserklärung und die verbuchte Rechnung sind im Ordner 'gefaxte Bestätigungen' abzulegen.

6. Bei Erhalt der bestägiten Abtretungserklärung ist die verbuchte Rechnung in die Buchhaltung zu geben und die bestätigte Erklärung im Ordner 'Bestätigungenen für Abtretung der Verbindlichkeiten' abzulegen.

Dokumentationsüberwachung des Aufgabengebietes (der Kategorie) Belegrückmeldung

Caroline Fischbacher

siehe auch

• 2XL - Belegrückmeldungsvorschrift
• Captrain - Belegrückmeldungsvorschrift
• DPA - Belegrückmeldungsvorschrift
• Fertrans - Belegrückmeldungsvorschrift
• Hendaye - Belegrückmeldungsvorschrift
• Samskip - Belegrückmeldungsvorschrift
• Belegrückmeldung Team Red Bull Rail and Short Sea

Verantwortlicher

Caroline Fischbacher