Inbound - Auftragsabwicklung Red Bull

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kurze Beschreibung ...

Auftragseingang

Da es eine Datenverbindung zu unserem Kunden Red Bull gibt, können uns die Aufträge direkt ins System Car_O überspielt werden.

Auftragseröffnung

Da es eine Datenverbindung zu unserem Kunden Red Bull gibt, können uns die Aufträge direkt ins System Car_O überspielt werden.

Auftragsannahme

Da Red Bull ein Key Account ist, wird der Auftrag automatisch angenommen.

Auftragsbearbeitung

Buchung

Die diversen Kerry Logistics Länderbetreuer schicken vor endgültiger Buchung eine Anfrage an uns.

Die Buchungsanfrage kann z.B. so aussehen:

new booking
Shipper:	CHANGSHU YUDONG CHEMICAL
Consignee:	Red Bull
PO:	4850004842
Date of shipping advice :	2014.03.01
POL:	FOB Shanghai
POD:	HAMBURG
CARGO:	TAURINE JP8/RB2005
Total:	2160BAGS/54432kgs/75cbm/3x20'
Scheduled pick up:	cargo will be ready on 16-JAN

We'll book as follows:
Ocean Carrier:	CMA
Voyage No:	0019W
Vessel:	CSCL LE HAVRE
ETD:	20-JAN- 2014
ETA:	18-FEB- 2014

Auf alle Fälle müssen aber folgende Informationen in der Buchungsanfrage enthalten sein:

• Anzahl der Container
• PO Nummer
• Reederei
• ETD
• ETA

Anschließend wird geprüft ob die von Kerry Logistics angegebene Reederei verwendet werden kann.

Bei den Häfen Wuhan und Shanghai wird auf drei Reeder aufgeteilt.

Sind alle Daten korrekt, müssen diese noch wie folgt in unserem System Car_O eingetragen werden.

Termin Absender Soll = ETD

Termin Empfänger Soll = ETA

Ladungsdispo POI Gesamtübersicht Plan FV = Reederei

Weiteres muss die neue Buchung noch bestätigt und in unserem Excelfile eingetragen werden.

Die Excel Liste Lieferungen Berger dient uns und Red Bull zum Überblick über alle aktuellen Lieferungen.

Shipment + Kontrakt erzeugen

Um ein Shipment erstellen zu können benötigen wir die pre alert Dokumente sowie die Packing List.

Die Packing List können wir bereits zwei Tage vor Verschiffung bei Red Bull anfordern.

Die pre-alert Dokumente sollten wir spätestens am 4. Arbeitstag nach Verschiffung von Kerry Logistics erhalten. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen diese angefordert werden.

Master BL
Datei:MBL.PNG

House BL

Datei:HBL.jpg

Packliste

Datei:Packliste.PNG

Haben wir diese Dokumente erhalten, so beginnen wir mit der Erstellung des Shipments.

Grundsatzregel: 1 PO item z.B. 4850004850-10 = 1 Shipment = 1 Container ABER 1 PO (= Purchase Order) kann mehrere Items z.B. 480004850-10/480004850-20 haben.

klick auf Button SHP verwalten (rechts oben in Car_O Menüleiste-weißes Segel )

Im Shipment müssen alle relevanten Daten aus dem Master B/L sowie House B/L eingetragen werden:

• Firma = 1
• Bereich = FV
• Carrier = Reederei
• Booking = M B/L Nummer
• Release = M B/L Nummer
• Voyage
• Vessel
• Typ = 20B
• Anzahl = 1
• POL = Port of Loading
• POD = Port of Destination
• ETD + ATD = B/L Datum
• Closing In = B/L Datum
• ETA = ETA auf Homepage von der Reederei
• DEMFD = 3 -> lt. unserer Vereinbarung mit Red Bull
• DETFD = 10 -> lt. unserer Vereinbarung mit Red Bull
• M B/L Nummer = B/L Nummer des Reederei B/Ls
• Als Bemerkung muss die Order Nummer als Referenz hinterlegt werden
• Kosten lt. Offert Reederei, siehe im Ordner: W:\Logistik\1_Ocean Import\Offerte Import
• M B/L Datum = B/L Datum des Reederei B/Ls
• Haken bei M B/L Express setzen

ACHTUNG: Es müssen IMMER 50 USD für Kerry Logistics erfasst werden, dabei muss auch der Haken bei SFK gesetzt sein.

Wenn diese Punkte erledigt sind, kann das zuvor erstellte Shipment zugeordnet werden:

F10 - Feld Shipment Nummer kopieren - im Frachtbrief Feld SHP einfügen - F10

Nachdem das Shipment angehängt wurde, ist es wichtig die Order im POI anzupassen.

Das heißt:

1. Daten wie folgt anpassen:

• Termin Absender (SOLL) = Abholdatum (Loading Date) lt. Packing List beim Lieferanten
• Termin Empfänger (SOLL) = vorrausichtlicher Ankunftstermin beim Empfänger in Europa = ETA + 10 Tage (da im Offert an Red Bull 10 Tage Detention Freizeit angeführt sind. D. h. der Container muss innerhalb dieser 10 Tage leer im Depot zurückgegeben werden, ansonsten fallen Detentionkosten an, siehe im Ordner: W:\Logistik\1_Ocean Import\Offerte Import)

2. Feld "Kontrakt-FB" muss mit Frachtbrief Nummer ident sein

3. In den Eigenschaften überprüfen ob folgende Aufteilungskriterien festgelegt wurden:

• KONTR_ANZ = Anzahl für FB-Aufteilung = 1
• KONTR_DG = Dispogruppe für FB-Aufteilung = SOI
• RB-BEREICH = Red Bull Bereich - Rohstoffe
• RBIPPICKUP = Abholdatum (Loading Date) lt. Packing List beim Lieferanten

4. In der Position das Gewicht lt. B/L anpassen. = Gewicht excl. Container

5. Im Text FOB Hafen - Reederei hinzufügen und den Hacken bei RG setzen

Nun kann der Kontrakt erstellt werden.

Dazu ist ein Doppelklick auf die Kontrakt-FB-Nummer notwendig!

In der Kontrakt-Maske reicht dann ein Klick auf „Kontrakt-FB erzeugen“ und der FB wird in die zuvor festgelegten Eigenschaften aufgeteilt sowie disponiert!

Als letzten Punkt muss im POI der Status händisch auf T geändert werden.

Seefrachtauftrag (SOI)

Nachdem die Kontrakte ins SOI aufgeteilt wurden, erfolgt die weitere Bearbeitung im SOI.

ACHTUNG: Im SOI Auftrag müssen folgende Änderungen manuell vorgenommen bzw. kontrolliert werden:

• Text
  • Die Verrechnung der Nachlaufkosten und eventueller Zusatzkosten erfolgt mit separater Rechnung. -> Nicht vergessen den Haken bei RG zu setzen.
• Vorgabe
  • Verkaufspreis lt. Pricefile eingeben
• Reise
  • Container und Siegelnummer von Packliste erfassen
• CTR-NR
  • Containernummer von Packliste eingeben

Packing List

Die Lieferanten müssen nach erfolgtem "pick-up" uns unverzüglich eine Packliste mit folgenden Informationen übermitteln:

• SSCC Nummer
• EAN Nummer
• Mat. Bezeichnung
• Charge
• MHD
• Netto-KG
• Verp. Type
• Pal. Type

Ist diese korrekt muss sie wie folgt ins Car_O eingefügt werden:

• Packliste auf Desktop speichern
• aus dem Ordner "C:\Java_Car_O" das Program PacklistenImport_v0.8_Prod öffnen
• das gespeicherte Excelfile vom Desktop in das Program ziehen
• Kontrolle im Car_O

Um nach der Erfassung der Packliste die Maske wieder verlassen zu können, muss die Tastenkombination Strg+Q verwendet werden!

Übermittlung an RB

Nach erfolgter Eingabe der Daten werden an Red Bull folgende Statusnachrichten übermittelt:

1. SHPCON Packliste
2. SHPADV ETD, ATD und ETA

ACHTUNG: Bei Übermittlung dieser Nachrichten muss die oben genannte Reihenfolge strikt eingehalten werden!

SHP - Button SHPCON bzw. SHPADV drücken

Abrechnung

Im Car_O unter „Eigenschaften“ RB-Verrechnen auswählen und speichern (F10), dabei wird eine Mail automatisch in unsere Fakturierung geschickt und der Auftrag wird abgerechnet.

Tanja Freund bringt uns anschließend die Rechnung, welche von Helmut Marschik kontrolliert bzw. für den Versand freigegeben wird.

Weiteres muss noch der Frachtbrief für den Nachlauf erstellt werden.

• Kopieren
• Teilstrecken FB erzeugen
• Text in der Dispogruppe SNI anpassen
  • Die Verrechnung eventueller Zusatzkosten erfolgt mit separater Rechnung.

Zum Schluss muss der Status händisch auf T gesetzt werden.

Dokumente/Verzollungsauftrag

Spätestens am Tag an dem der Container am POD ankommt, sollten wir die Original Dokumente (Rechnung, Packliste, Certificate of Origin, B/L) erhalten.

Die Dokumente werden T/T payment geschickt. Das heißt, dass der Lieferant die Dokumente an RB (1/3) sowie uns (2/3) schickt.

Achtung: Lautet der Empfänger Rauch Wídnau, erhalten wir keine Originale diese werden direkt in die Schweiz geschickt. Hier verzollt der Empfänger selbst.

Bei RB Importen nach Ludesch müssen wir die Papiere per DHL an TISA Wolfurt schicken. Am Wichtigsten hierbei ist, dass das „Certificate of Origin“ als Original geschickt wird, die restlichen Dokumente können auch Kopien sein.

Weiteres bleibt immer ein Original des BL, der Rechnung und der Packliste bei uns.

Sobald die Docs sortiert wurden muss noch der Verzollungsauftrag an unser Büro in Ludesch geschickt werden.

Datei:Verzollungsauftrag.PNG

Nachlaufauftrag (SNI)

Nachdem wir vorher bereits den ersten Frachtbrief für den Nachlauf erzeugt haben, müssen wir jetzt den zweiten erstellen.

Dazu wieder auf Feld Kopieren und Teilstrecken FB erzeugen.

Freistellung

Jeden Montag (interne Regelung) schicken wir für die Aufträge, welche in den nächsten 14 Tagen am Hafen ankommen sollen die Freistellungsaufträge.

Der Freistellungsauftrag dient dazu:

1. dass die zuständige Reederei die Container an RCA freistellt
2. dass somit unser Bahnoperator RCA die Container im Hafen übernehmen darf
3. dass die Reederei weiß in welchem Depot der Container zurückgegeben wird

Arbeitsablauf

1. Beide FB müssen wie folgt benannt werden

Der FB mit der Endung .T1 ist für den Bahntransport mit RCA bestimmt

Der FB mit der Endung .T2 wird für den Frächter verwendet

2.Im FB vom Frächter ist vorerst nur folgendes einzutragen

abw. Absender = RCA Terminal Wolfurt (707086)

Als Text muss bei Lieferungen nach NÜZ/LUD das Kürzel „TIB“ eingegeben werden, bei Lieferungen nach Widnau muss das Kürzel „TIW“ eingegeben werden.

Dies dient später als Info für den Frächter.

3. Im FB von RCA (.T1) müssen diese Daten eingegeben werden:

abw. Absender = Terminal, an welchem das Schiff in Hamburg oder Bremerhaven ankommt

abw. Empfänger = RCA Terminal Wolfurt (707086)

alle Termine = ETA 00:00 Uhr (Die Termine werden erst mittels Buchungsbestätigung angepasst).

4. Anschließend muss der FB auf RCA Salzburg disponiert werden. (712403 bei Feld HLU eintragen)

5. Eingabe der Kosten und auch aller Nebenkosten in der Reise

6. Bei Transportmittel 67 (Kombiverkehr LKW) eintragen.

7. Erfassen der Vorgabe lt. Pricefile

• Ludesch Preis:
  • Fracht = - FO
  • THC = OTA
  • Verzollung = VZO
• Widnau Kosten:
  • Fracht = - FB
  • THC = OTB
  • T1 Erstellung = T2B

• Kosten der Reederei:
  • THC = Gebühr OTA

Die Kosten des Reederes werden in der Vorgabe als Minusbeträge eingegeben, da diese an uns verrechnet werden.

8. Eigenschaften

Art = CTR_RELPOX

Wert 1 = bleibt leer

Wert 2 = CT AT-Wolfurt - anschließend speichern und man bekommt ein Mail zugeschickt.

Das Freistellungsmail, welches wir durch die Setzung der Eigenschaft unter Punkt 8 erhalten haben, kann dann mit einer Kopie des MB/L an die zuständigen Personen der Reederei gesendet werden.

Transportauftrag

Jeden Montag (interne Regelung) schicken wir für die Aufträge, welche in den nächsten 14 Tagen am Hafen ankommen auch die Transportaufträge an unseren Partner RCA.

Der RCA-Transportauftrag dient dazu:

1. dass RCA weiß, dass Container in Hamburg/Bremerhaven ankommen
2. dass der Auftrag von RCA gebucht werden kann
3. dass RCA, die Container ex HAM/BRE auf die Züge planen kann

Auf was muss geachtet werden:

1. dass der abweichende Absender das Ankunftsterminal des Schiffes ist
2. dass bei abw. Empfänger RCA Wolfurt eingetragen ist
3. dass der Auftrag als PDF mit der Auftragsnr. abgespeichert wurde (zB: 4843-10)

Wichtig:

Bei Übermittlung des Transportauftrags an die zuständigen Personen der RCA – M B/L ebenfalls dazuhängen und auch im Mail das Terminal, ETA, Freizeit sowie das Schiff angeben.

RCA Buchungsbestätigung

Normalerweise bekommen wir noch am selben Tag an dem der Transportauftrag rausgeschickt wurde, die Buchungsbestätigung.

Im .T1 Frachtbrief der RCA sind diese Termine wie folgt einzugeben:

Termin Absender (SOLL) = geplantes Abgangsdatum

Termin Empfänger (MÖGLICH) = ETA + 10 Tage

Termin Empfänger (SOLL) = geplantes Ankunftsdatum in Wolfurt

Im .T2 FB müssen die Termine wie u.a. eingetragen werden:

Termin Absender (SOLL+MÖGLICH) = geplantes Ankunftsdatum

Termin Empfänger (SOLL + MÖGLICH) = ETA + 10 Tage

ETA Kontrolle

Es ist wichtig, dass das ETA laufend überprüft wird, da immer wieder Änderungen vorkommen. Sollte ein Schiff früher am POD ankommen und es wird nicht bemerkt, können hohe Lagergelder anfallen.

Eine Info von Seiten der Reederei bekommt man selten bzw. nie.

Daher müssen die Aufträge regelmäßig mit Hilfe der Reederei Websites überprüft werden.

Ändert sich ein ETA (Voraussichtliches Ankunftsdatum) oder steht ein ATA (Definitives Ankunftsdatum) fest, so ist dies natürlich im Car_O und im Excelfile zu aktualisieren.

1. in der Ladungsdispo „SOI“ den korrekten Auftrag suchen
2. ins SHP gehen ETA bzw. ATA ausbessern/eintragen.
3. in der Reise (Zwischenstrecke) das Feld „POD ETA“ oder „POD ATA“ ändern
4. SHPADV Update an RB übermitteln

Wurde ein ATA eingetragen, sind noch folgende Schritte zu beachten:

1. in den SNI Frachtbrief wechseln
2. Termin Abs. (MÖGLICH) ATA eintragen - Uhrzeit = 08:00 Uhr
3. Termin Empf. (MÖGLICH)ATA + 10 Tage eintragen - Uhrzeit = 08:00 Uhr
4. Button RB-DFÜ (vorab) drücken (Benachrichtigung an RB erfolgt)

RCA Änderungsinformation

Es kann auch vorkommen, dass sich eine Schiffsankunft ändert und dadurch der geplante Zug nicht erreicht werden kann. Wenn dies der Fall ist, schickt RCA eine Änderungsinformation. Im System müssen die gleichen Felder wie bei der Eingabe der Buchungsbestätigung angepasst werden.

RCA Laufinformation (Turn out)

Nachdem RCA die Bestätigung hat dass der Container am Hafen verladen worden ist, erhalten wir die Laufinformation.

Anhand dieser Information geben wir folgende Daten im SNI Frachtbrief ein:

Termin Absender (SOLL) = Abgangsdatum 08:00 Uhr Termin Empfänger (SOLL) = voraussichtliches Ankunftsdatum in Wolfurt 08:00 Uhr In der Reise muss noch die Wagon Nummer eingetragen werden

Anschließend wieder die Daten (RB DFÜ vorab) an RB übermitteln.

Anlieferung beim Empfänger

Wenn wir von RCA die definitive Abgangsmeldung erhalten haben, wird der Zustelltermin bei RB-IP Simone Eugster und RB-LC Carmen Gasser angefragt.

Achtung: Handelt es sich bei der Entaldestelle um Rauch Widnau muss ein Mail an Thomas Reuter von Rauch gesendet werden.

Sobald wir den definitiven Zustelltermin erhalten haben, muss im System noch folgendes erfasst werden:

Der Termin muss in beiden Frachtbriefen (T1 + T2) bei Termin Empfänger (SOLL) eingegeben werden

Der .T2 Frachtbrief muss auf den Frächter disponiert werden ( Achtung: Reisedatum muss bei beiden Frachtbriefen dasselbe sein)

In der Reise müssen die Kosten eingegeben werden

In den Eigenschaften erneut CTR-RELPOX mit Depot in Wolfurt auswählen

Im Text noch die Turn In Referenz ( Referenz zur Leerrückgabe) angeben

Anschließend senden wir den Transportauftrag an den Frächter.

Am Tag der Zustellung muss beim Frächter überprüft werden ob dieser den Termin einhalten kann.

Verzollung

Die Verzollung sollte spätestens einen Tag vor Zustellung erfolgen.

Hierfür benötigt unser Büro in Ludesch die Frachtbriefe, welche wir nach Ankunft des Containers in Wolfurt erhalten und an Christine oder Gabi weiterleiten.

Nachdem die Container verzollt wurden, erhalten wir eine Importanmeldung und einen Abgabenbescheid. Diese Dokumente sind im Dossier zu hinertlegen, im Logistik Ordner abzuspeichern und müssen monatlich an RB geschickt werden.

Die MRN Nummer muss noch im System ( Eigenschaften) und in der Bergerliste erfasst werden.

Datei:Zoll.PNG

Übermittlung an RB

Im SNI-Frachtbrief werden an RB nur die Daten übermittelt.

Erklärung:

Termin Abs. (MÖGLICH)	= ATA des Schiffes
Termin Absender (SOLL)	= Turn Out ex HH/BRV
Termin Empfänger (MÖGLICH)	= vorr. Ankunft beim Empfänger
Termin Empfänger (SOLL)	= definitive Ankunft beim Empfänger

Wichtig dabei ist, dass alle fixen Zeiten mit „08:00“ oder der tatsächlichen Zeit befüllt werden.

Felder welche nicht übermittelt werden sollen, müssen mit Uhrzeit „00:00“ eingetragen sein.

Als erstes wird nach dem letzten SHPADV Versand (ATA) folgendes STL übermittelt:

Termin Abs. (MÖGLICH)	= ATA des Schiffes	Car_O - Eingabe: 08:00 Uhr
Termin Absender (SOLL)	= Turn Out ex HH/BRV	Car_O - Eingabe: 00:00 Uhr
Termin Empfänger (MÖGLICH)	= vorr. Ankunft beim Empfänger	Car_O - Eingabe: 08:00 Uhr
Termin Empfänger (SOLL)	= definitive Ankunft beim Empfänger	Car_O - Eingabe: 00:00 Uhr

BUTTON -> RB-DFÜ (vorab)

Als zweites wird nach Erhalt der Abgangsmeldung folgendes STL übermittelt:

Termin Abs. (MÖGLICH)	= ATA des Schiffes	Car_O - Eingabe: 08:00 Uhr
Termin Absender (SOLL)	= Turn Out ex HH/BRV	Car_O - Eingabe: 08:00 Uhr
Termin Empfänger (MÖGLICH)	= vorr. Ankunft beim Empfänger	Car_O - Eingabe: 08:00 Uhr
Termin Empfänger (SOLL)	= definitive Ankunft beim Empfänger	Car_O - Eingabe: 00:00 Uhr

BUTTON -> RB-DFÜ (vorab)

Als letztes wird nach erfolgter Anlieferung folgendes STL übermittelt:

Termin Abs. (MÖGLICH)	= ATA des Schiffes	Car_O - Eingabe: 08:00 Uhr
Termin Absender (SOLL)	= Turn Out ex HH/BRV	Car_O - Eingabe: 08:00 Uhr
Termin Empfänger (MÖGLICH)	= vorr. Ankunft beim Empfänger	Car_O - Eingabe: 08:00 Uhr
Termin Empfänger (SOLL)	= definitive Ankunft beim Empfänger	Car_O - Eingabe: 08:00 Uhr

BUTTON -> RB-DFÜ

SNI Frachtbrief Abrechnung

Am Tag an welchem der Container beim Empfänger angeliefert wurde, wird der SNI-Auftrag abgerechnet.

Hier ist folgendes zu bearbeiten:

• Status auf T setzen

• abw. Empfänger - rauslöschen

• RB-DFÜ senden

• „Eigenschaften“ - F9 - „RB-Verrechnen“ auswählen und mit F10 speichern!

Nach dem wir o. g. Eigenschaft gesetzt haben, erhalten wir von Freund Tanja die Rechnung. Diese muss von Helmut Marschik kontrolliert sowie für den Versand freigegeben werden.

Verantwortlicher

Astrid Baumgartner