Dienstreiseantrag 2.0

Hier findet ihr den Link zum Dienstreiseantrag 2.0 mit einer Reisekostenabrechnung in einfacher Form.

Die Reisekostenabrechnung wird zukünftig über das neue HR Tool von Infoniqa abgewickelt. Bis dahin hat das Online Formular mit dem Workflow Gültigkeit.

Ablauf

Über den Link kommst du auf die Startseite des Antrags- und Abrechnungsformulars.


Dort kannst du im Hamburger Menü deine bestehenden Anträge einsehen oder einen neuen Antrag erstellen. Sollte du Führungsverantwortung haben, kannst du Anträge deiner Mitarbeiter sehen.
Wenn du zur FIBU oder HR gehörst hast du jeweils Zugriff auf die FIBU Übersicht oder HR Übersicht welche für die jeweiligen Bereich verwendet wird um die Spesen zu erfassen und zu verbuchen.

Anlegen eines neuen Antrags

Zu Beginn wird die Kostenstelle des Dienstreisekostenträgers ausgewählt und man kommt in das Erfassungsformular.
Hier sind nun alle Felder zu befüllen und gegebenenfalls schon vorhandene Belege für Kosten hochzuladen.
Sobald alle Daten eingegeben wurden, kann der Antrag mit klick auf "Antrag stellen" abgeschickt werden.

Freigabe Workflow

Nach dem Absenden bist du als Antragsteller hinterlegt.
Nun bekommt der Bereichsleiter des zuvor ausgewählten Geschäftsbereichs per Teams und Mail einen Genehmigungsprozess weitergeleitet.
In diesem kann er nun deine Dienstreise genehmigen oder ablehnen.
Sollte eine gewisse Wertgrenze von 3000€ überschritten werden, muss die Dienstreise von der Geschäftsführung des gewählten Bereiches freigegeben werden.
Wurde die Reise freigegeben bekommst du eine Benachrichtigung via Teams und Mail, zusätzlich wird die HR über den neuen genehmigten Antrag informiert.

Nach Ende der Reise sollten nun alle Belege der HR übergeben oder von dir in der APP hochgeladen werden.
Die HR pflegt nun die Spesen anhand der vorliegenden Belege und gibt die Kosten zur Rückerstattung an dich durch die FIBU frei.
Sollten allerdings die tatsächlichen Kosten den Betrag bei Antragstellung überschreiten müssen die zusätzlichen kosten erneut freigegeben werden.

Wenn die Freigabe durch die HR erledigt wurde wird die FIBU über diese Dienstreise informiert und angewiesen den Betrag an den Dienstreisenden zurück zu zahlen.
Der Beleg für die Buchung wird dann auf der Dienstreise hinterlegt.
Nach diesem Prozess ist der Workflow abgeschlossen.

Reisekostenerfassung

Bei Antragstellung müssen die geschätzten Kosten der Reise eingetragen werden.
Wenn gegebenenfalls bereits Belege für Hotelkosten, Verkehrsmittelkosten oder andere Kosten bezüglich der Reise vorliegen, sind diese Belege zu hinterlegen und die Kosten einzutragen.
Je nach Höhe der Kosten wird der Genehmigungsprozess gesteuert.

Spesenberechnung

Spesen wie die Tagesspesensätze für Inlands- und Auslandsreisen werden von der HR in die Dienstreise eingetragen anhand der vorliegenden Belege.
Diese ergeben dann die tatsächlichen Kosten der Dienstreise und den Betrag der an den Dienstreisenden rückerstattet wird.
Übersteigen diese die Kosten bei Antragstellung, wird erneut eine Freigabe durch den Vorgesetzten der HR eingefordert.

Abrechnung und Auszahlung

Wurden die Spesen von der HR gepflegt wird die FIBU über die Dienstreise informiert.
Diese kontrolliert nun die Belege mit den von der HR eingetragenen Spesen.
Verbucht diese auf die richtigen Konten und bezahlt den Betrag der Dienstreise an den Dienstreisenden zurück.

Verantwortlicher

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