Belegrückmeldung - Lademittelverwaltung

Folgende Information bezieht sich auf die Belegrückmeldung hinsichtlich der Lademittelverwaltung.

Ablauf

Wie erkenne ich dass bei einem Transport Vorsorgliche Buchungen gemacht wurden?

Vorsorgliche Buchungen sind immer mit einem V gekennzeichnet.

Dieses V entsteht, wenn bei der Frachtbrieferfassung in Positionen LMV VP1 ein Haken gesetzt wird.

Diese sogenannten Vorläufigen Buchungen sind in der Belegrückmeldung leicht zu erkennen.

WICHTIG: Ein V heißt nicht unbedingt, das ein Palettentausch stattgefunden bzw. vereinbart wurde.

Ein nicht vorhandenes V heißt auch nicht, dass kein Palettentausch stattgefunden hat.

Bei Überprüfung der eingehenden Frachtdokumente ist daher genau zu überprüfen, ob aus den Transportpapieren ein Palettentausch ersichtlich ist.

Wie erkenne ich dass der Lademitteltausch-Haken gesetzt ist?

Wenn im Auftrag das Häkchen bei Lademitteltausch gesetzt wird, erscheint die Frachtbriefnummer und der Absender in der Belegrückmeldung blau.

Vorläufige Buchung wird zu einer Endgültigen Buchung

Was passiert mit einer Vorläufigen Buchung

Bei Klick auf den Button Lademittelverwaltung springt man direkt in die Lademittelverwaltung - Bewegungen/Buchen mit den bereits erzeugten "Vorläufigen Buchungen".

WICHTIG: Bevor man in die Lademittelverwaltung wechselt sollte man sich vergewissern (lt. Frachtdokumenten) wieviele Paletten wirklich geladen wurden und die Anzahl in den Positionen gegebenenfalls ausbessern.

In der "Lademittelverwaltung - Bewegungen /Buchen" werden aus den Vorsorglichen Buchungen Endgültige indem man bei getauscht die Anzahl der getauschten Paletten einträgt! Aktualisiert man dann mit F8 steht dann ganz vorne bei Art ein E.

Anbei ein Bsp. für Buchungen wenn alle Europaletten getauscht wurden:

Nehmen wir an unser Unternehmer hat die Paletten an Lade- und Entladestelle getauscht und kann das nachweisen.

Die Buchungen würden wie folgt aussehen:

Erklärung:

Bei Buchungsart ist jetzt zu erkennen dass statt dem V für Vorsorgliche Buchung ein E für Endgültige Buchungen aufscheint.

Das passiert allerdings automatisch sobald im Feld "getauscht" die Anzahl der getauschten Paletten eingetragen wird.

Da uns der Unternehmer einen bestätigten Palettenschein vom Absender vorgelegt hat, vermerken wir in der ersten Zeile im Feld "getauscht" 31. Im Feld "LMS fremd" (Lademittelschein fremd) schreiben wir die Nummer des Palettenscheines rein.

Die getauschten Paletten beim Empfänger waren auf dem Lieferschein vermerkt deshalb schreiben wir LS rein.

Verrechnung von NICHT - KONTO - Schulden

Wann werden Europaletten verrechnet?

• Wenn uns der Unternehmer nicht beweisen kann, dass er die Europaletten an der Ladestelle getauscht hat.
• Wenn uns der Unternehmer nachweislich einen Palettenschein bringt, der beweist, dass er nicht getauscht hat.
• Wenn bei einem Unternehmer, mit dem wir ein Konto führen die Palettenschuld zu hoch wird!
• Wenn der Unternehmer bei der Entladestelle Europaletten tauscht obwohl kein Tausch vereinbart ist.

Wie verrechnet man Europaletten

Sobald man bei der Absender-Buchung bei Berger - Unternehmer eine geringere Anzahl an Paletten (als geladen) einträgt, entsteht automatisch eine Verrechnungsbuchung.

In diese Doppelklicken und man springt in die Erfassung!

In der Erfassung im Feld "Frachtbrief" ist die Frachtbriefnummer einzutragen (Bei mehreren Frachtbriefen auf einer Reise trägt man keine ein) um die Daten aus den Frachtbriefdaten zu übernehmen.

Danach "FB-Daten übergeben anklicken" und Doppelklicks in das leere Feld des Unifakt-Auftrages

Danach springt man direkt in das Programm Unifakt, wo schon die Vorlage für die Rechnung bereitsteht.

Danach auf Beleg drucken gehen und buchen!!!!

Überprüfung der gebuchten bzw. verrechneten Akte

Nach der Fakturierung kommen die Palettenakte zu Bettina Eibl! (Ausnahme: Wenn auch Schadensakt, kommt der Akt zuerst zu Thomas Haslwanter und danach zu Bettina Eibl)

DIE AKTE WERDEN AUF FOLGENDES ÜBERPRÜFT:

1. Bei der Be- und Entladestelle wurden alle Paletten getauscht:

• Akt zur Ablage = erledigt.

2. Bei der Beladestelle wurden die Paletten getauscht, bei der Entladestelle nicht:

Auftraggeber führt mit uns kein Konto für Be- und Entladestelle:

• Abholung durchführen

Auftraggeber führt mit uns ein Konto für Be- und Entladestelle:

• Dann werden keine Paletten abgeholt. Dieses Palettenguthaben wird bei den nächsten Abstimmungen gutgeschrieben.

3. Bei der Entladestelle wurden die Paletten getauscht, bei der Beladestelle nicht:

• es wird gewartet bis uns der Auftraggeber auffordert die Paletten zurückzubringen bzw. uns eine Rechnung über die nicht-getauschten Paletten zusendet.

4. Bei Be- und Entladestelle wurden die Paletten nicht getauscht

Auftraggeber führt mit uns kein Konto:

• Er wird gewartet bis eine Belastung bzw. eine Aufforderung des Auftraggebers kommt. Dannach Abklärung mit Auftraggeber ob Paletten gutgeschrieben werden oder ob wir sie beim Empfänger abholen und an der Ladestelle retournieren.

Achtung: 
Es soll immer versucht werden dass die Paletten gutgeschrieben werden. Den zuständigen
Disponenten bei Nicht - Gutschrift informieren, und um nochmalige Abklärung bitten!!!

Bei einer Abholung ist darauf zu achten, dass manche Original - Belege eine beschränkte Gültigkeit haben!!!!

Auftraggeber führt mit uns ein Konto:

• Paletten werden vom Auftraggeber gutgeschrieben.

5. Fahrer hat trotz Anweisung 'keine Paletten zu tauschen' Paletten bei der Ladestelle abgeladen.

• Ermahnung des Fahrers durch Alois Schrettl! (Info an ihn)
• Mit Disposition und Auftraggeber abklären wo wir die Paletten abholen können.

6. Fahrer muss die Paletten aus Platzgründen einlagern:

• Sofortige Abholung im Car_O erstellen.

Abholungen und Rückgaben

Abholungen

Was benötigt man für eine Abholung?

Palettenscheine oder sonstige Belege wo klar ersichtlich ist, dass die Leerpaletten nicht getauscht wurden.

INFO: Palettenscheine bzw. sonstige Belege müssen abgestempelt und unterschrieben sein. Palettengutschriften sind nur im Original gültig!!!

Wo findet man alle Abholungen in Car_O?

• Programm - Ladungsdisposition
• Datum: vom 01.01.2006 bis Datum heute.
• Rechte Maustaste wählen "RAD Paletten".

Wann wird eine Abholung durchgeführt?

Wichtig:
Abholungen und Rückgaben werden nur durchgeführt wenn der Auftraggeber mit uns kein Konto für Be- u. Entladestelle 
führt!

• Wenn wir keine Paletten beim Empfänger erhalten haben!
• Nach Einlagerungen
• Nach einem Lademittelabgleich wo hervorgeht, dass wir ein Palettenguthaben haben.

(zuvor mit Disponenten abklären wo und wann wir die Paletten abholen können)

Wie wird eine Abholung durchgeführt?

1. Avisieren

Jede Abholung wird "grundsätzlich" vorher beim Auftraggeber avisiert. Notfalls (d.h. wenn wir keine Antwort vom Auftraggeber bekommen) bei der Ladestelle, Bitte vorher mit unserem Disponenten abklären!!

Einlagerungen bei der Firma avisieren wo die Paletten eingelagert wurden.

Was wird avisiert?

• Wann und Wo die Paletten abgeholt werden können. (Bei italienischen Firmen an Lucia Galvani wenden)

INFO: Die Avisierung ist am Besten schriftlich durchzuführen und im Dossier bei der jeweiligen Abholung als Dokument zu speichern!

2. Wie erstelle ich eine Abholung in Car_O?

a. Programme

b. Frachtbriefbearbeitung

Folgende Felder werden ausgefüllt:

• Status: auf P (für Paletten) setzen
• Auftraggeber: ist immer Berger Logistik (Konto: 100000)
• Absender und Empfänger: die jeweilige Firma eingeben wo die Paletten zum abholen sind. INFO: suchen mit der F9 Taste

• Erstes Feld Frankatur: die Zahl 90 (ohne Berechnung) einfügen
• Zweites Feld Frankatur: die Zahl 01 (unfrei) einfügen
• Termin Absender (IST) und Empfänger (IST): Datum der Erstellung
• Uhrzeit: bei Absender 08:00 bei Empfänger 09:00.
• Beladestelle Hinweis: bitte folgenden Text verwenden:

Abholung mit Original-Beleg

WICHTIG: originalen Beleg mit Kopie des CMR dem zuständigen Disponenten übergeben, eine Kopie des 
Palettenscheins und des CMR's wird im Akt abgelegt!

Abholung ohne Original-Beleg

WICHTIG: eine Kopie des Beleges im Dossier der Abholung hinterlegen!

• Entladestelle Hinweis: bitte folgenden Text verwenden
  • "Abh. im Auftrag…" z.B.: Südkraft, Dietzenbach (auf diese Firma müssen dann die Buchungen gemacht werden)
• Im Textfeld unten sind folgende Punkte zu vermerken:

1. Abh. Zu Reise FV ... vom.....,
2. FB (Frachtbriefnummer) des Transportes wo das Guthaben entstanden ist!
3. mit wem diese Abholung vereinbart wurde,
4. eventuell Telefonnummer und Anprechpartner, wenn die Abholung ein paar Tage vorher avisiert werden muss;

WICHTIG: Bei all diesen Punkten ist bei Fb (rechts bei den Kästchen) der Haken zu setzen. Handelt es sich um interne Bemerkungen (z.B. Bei Ladung nur Schrottpaletten) ist dieser Haken natürlich nicht zu setzen.

• In POSITIONEN wechseln
• Feld ANZ: Palettenanzahl
• Feld Verp.: EURO
• Feld Inhalt: Leerpaletten
• In Feld Brutto ist der Tarawert einzutragen. Der Tarawert wird automatisch berechnet. (1 Europalette = 25 kg)
• F10 (Taste) speichern

Bsp. Eintrag in Positionen:

Rückgaben

Wann werden leere Europaletten zurückgeführt?

• Wenn vom Auftraggeber eine Aufforderung (Verrechnung, Kontoaufstellung) zur Rückgabe kommt.

WICHTIG: Bitte vorher genau überprüfen ob die Aufforderung zur Rückgabe zu Recht besteht!

Wie erstelle ich eine Rückgabe in Car_O?

Eine Rückgabe wird in Car_O auf dieselbe Weise erstellt wie eine Abholung. Der einzige Unterschied ist dass bei einer Rückgabe im Text "Rückgabe" und nicht "Abh." erfasst wird.

Ablage:

• Akt in Mappe Rückgaben (Schrank hinter Bettina) ablegen, Abholungs-Nr. (FB Nummer) auf Akt vermerken.

Die Rechnung des Auftraggebers wird auch in dieser Mappe abgelegt.

Was tun wenn die Rückgabe erledigt ist?

• Rückgabebeleg sofort nach Erhalt dem jeweiligen Auftraggeber zur Gutschrifterstellung oder zum Kontenausgleich übermitteln.

Ausgleichsbuchungen für Rechnung und Gutschrift in Car_O durchführen:

1. Gutschrift zu erhaltener Rechnung erstellen
2. Rechnung zu erhaltener Gutschrift erstellen
3. Ablage

Zu Punkt 1. und 2. (Gutschrifts- und Rechnungserstellung):

• Buchungssatz 250 verwenden (Doppelklick – Pfeiltaste - FB Nr. eintragen)

• Tausch Datum ist Datum der Eingangsrechnung bzw. der Eingangsgutschrift

• Buchungstext: GS zu Ihrer RE (NR) … oder RE zu Ihrer GS…(NR)

INFO:
1. für die erhaltene Rechnung wird eine interne Gutschrift erstellt
2. für die erhaltene Gutschrift wird eine interne Rechnung erstellt

• Bemerkung Intern: Ausgleichsbuchung

• Feld Entlastung: ist Rechnungs- bzw. Gutschriftsaussteller

• Feld: Belastung: Nr. 100000 für Berger Logistik

• FB Daten übergeben: anhaken

Bsp. (Lademittelverwaltung-Bewegungen/Buchen)

Bsp. "Gutschrift zu Ihrer Rechnung":

Bsp.: "Rechnung zu Ihrer Gutschrift":

• Doppelklick ins leere Feld Unifakt-Auftrag = Rechnung!!

• Rechnung zum drucken vorbereiten

• MwSt. wenn nötig ändern

• Fremd-Beleg Nummer eintragen (ACHTUNG: nur 10 Zeichen möglich!)

• Feld Art: Textfelder ändern mit Rechter Maustaste

• Menge angeben (VORSICHT: wenn es sich um eine Gutschriftserstellung handelt dann vor der Ziffer ein Minus schreiben!!!!)

• Betrag ändern (auf Betrag der Eingangsrechnung bzw. Eingangsgutschrift)

• Sachkontennummer auf 5210 ändern

• F10 speichern

ACHTUNG: Die von uns erstellten Gutschriften und Rechnungen müssen anhand der Eingangsgutschriften und Eingangsrechnungen kontrolliert werden - diese müssen übereinstimmen!!!

WICHTIG: ÜBEREINSTIMMUNG DER UID-NUMMER UND DER ADRESSE!!!!

INFO: Wenn Rechnung nicht zum verbuchen geht, dann von Buchhaltung den Kunden / Lieferanten 

neu anlegen lassen. Vorsicht: darf nicht zweimal angelegt sein!!!!!

• Beleg 2 Mal drucken.

Bsp. "Rechnung zu Ihrer Gutschrift":

Bsp. "Gutschrift zu Ihrer Rechnung":

zu Punkt 3. (Ablage der Eingansgutschrift und Eingangsrechnung:)

EINGANGSRECHNUNG:

• Originale Rechnung mit unserer Internen Gutschrift zusammenheften
• Kopie der Eingangsrechnung mit einer Kopie der internen Gutschrift im Akt ablegen
• Original von Mair Friedl unterschreiben lassen
• Buchhaltung übergeben

EINGANGSGUTSCHRIFT:

• Originale Gutschrift mit unserer Internen Rechnung zusammenheften
• Kopie der Eingangsgutschrift mit einer Kopie der internen Rechnung im Akt ablegen
• Original von Mair Friedl unterschreiben lassen
• Buchhaltung übergeben

Verantwortlicher

Caroline Fischbacher