Eingangsrechnungen

Hier findest Du die Arbeitsbeschreibnung für die Eingangsrechnungen

Ablauf

Speditionelle Rechnungen

Erhalt der Rechnung

Wir erhalten die Eingangsrechnung einmal im Original von unserer Administration sowie über die Schnittstelle vom Dispositionssystem in die Buchhaltungssoftware.

Übernahme der Rechnung

Die Rechnung wird per EDI vom Dispositionsprogramm Car_O oder LBase ins FIMOX zur weiteren Bearbeitung übernommen.
Die durchs Dispositionsprogramm erstellte Datei (Eingangs- / Ausgangsrechnungen) werden von uns täglich importiert und verbucht.
Summenabgleich zwischen Dispoprogramm und FIMOX. Durch die Kontrolle wird sichergestellt, dass alle Belege lückenlos übernommen worden sind.

Belegkontrolle

Die Kontrolle erfolgt über das Journal mit der Original Rechnung (inkl vom Dispoprogramm erstellten Gutschriften).

Car_O Journal

Folgende Punkte werden Kontrolliert:

• Firmenwortlaut
• UID-Nr
• Rechnungsbetrag

Ablage

Nach positiv abgeschlossener Kontrolle der Rechnung erfolgt die Ablage. Alle Original Rechnungen werden alphabetisch sowie chronologisch in die jeweiligen Ordner einsortiert.

Zahlung / Telebanking

Die Zahlläufe erfolgen wöchentlich. Nach dem vereinbarten Zahlungsziel werden die erfassten Rechnungen bezahlt und anschließend automatisch verbucht.

Telebanking (screenshot) Die von FIMOX erstellte Zahldatei wird über den Datenträgerimport ins Telebanking eingespielt und verschickt. Es wird das Übertragungsprotokoll ausgedruckt und im Bankbeilagenordner abgelegt.  

Nichtspeditionelle Rechnungen

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Verantwortlicher

Doris Ager