Anlage eines neuen Subfrächters

Hier findest Du die Beschreibung zur Anlage eines neuen Subfrächters

Ablauf

Erforderliche Unterlagen für neue Subfrächter

Bei der Anlage von neuen Subfrächter sind einige Sachen zu beachten die im Anhang detailliert beschrieben werden. Die Prüfung und Anlage aller relevanten Daten muss stets mit größter Sorgfalt und genau in dieser Reihenfolge abgearbeitet werden um spätere Fehler oder Zahlungsverzögerungen von Anfang an zu vermeiden. Aufgrund der weitreichenden Auswertungen in LBase müssen auch Generische Tabellen und Zusatzattribute genauesten gepflegt werden.

• Bei einer Anfrage von Neuen Subfrächtern müssen als Erstes folgende Dokumente angefordert werden
  
• EU-Lizenz
  
• Steuernummer
  
• CMR Versicherung (mindestens € 150.000,--)
  
• Fragebogen für neue Subfrächter (Siehe Homepage)
  
• Zulassungsscheine von Zugmaschine & Auflieger
  
• Bankverbindung
  

Die Prüfung dieser Unterlagen erfolgt durch die Versicherungsabteilung.

Kooperationsvereinbarung und Anhänge zur Kooperationsvereinbarung

Wenn die Prüfung durch die Versicherungsabteilung erfolgreich und unbedenklich abgeschlossen wurde, muss eine Kooperationsvereinbarung ausgefüllt werden.

Die Kooperationsvereinbarung (in verschiedenen Sprachen) und sämtliche Anlagen sind im Laufwerk

H:/ Fuhrpark_Allgemein/KOOPERATIONSVEREINBARUNGEN/VERTRÄGE

zu finden. Je nach Art der Kooperation muss immer die

KOOPERATIONSVEREINBARUNG

Unterschrieben und gestempelt bei uns im Haus sein, bevor eine Kooperation starten kann. Sollte der Unternehmer Miet- oder Miet-Kauf-Auflieger benötigen so muss zwingend auch der

MIETVERTRAG oder der KAUFVERTRAG

Unterschrieben und gestempelt vom Subfrächter zurückgeschickt werden.

Weiters benötigen wir in jedem Fall die Anlagen

SONSTIGE ANLAGEN und SONSTIGE KOSTEN

Für einen Kooperationsbeginn – immer unterschrieben und gestempelt.

Wann immer möglich soll bei einem Kooperationsbeginn der Geschäftsführer, Inhaber oder eine durch diese Personen, berechtigte Person P E R S Ö N L I C H in Wörgl anwesend sein, um sich ein besseres Bild machen zu können. Bei dieser Gelegenheit, können auf die Original Verträge ausgetauscht und besprochen werden.

Sobald feststeht – dass eine Kooperation begonnen wird, muss die Subfrächter Adresse in LBase angelegt werden. Die Anlage der Subfrächter Adresse erfolgt ausschließlich durch den Teamleiter Partnerfuhrpark oder den Teamleiter Stellvertreter Partnerfuhrpark.

Neuanlage einer Subfrächter Adresse

Vor der Neuanlage einer Adresse muss als erstes geprüft werden, ob diese Adresse ev. schon in Lbase existiert.

Unbedingt notwendige Informationen sind:

• Exakter Firmenwortlaut
• Straße
• PLZ und ORT
• Land
• E-Mail Adresse(n) aller Kontaktpersonen
• TYP SI3 – regelt den Automatischen Gutschrifts- und Rechnungsversand – bitte immer e-mail Adresse von Geschäftsführer, Inhaber oder Buchhaltung pflegen – MUSS VORHER MIT SUBFRÄCHTER GEPRÜFT WERDEN!!!
• TYP FDM – regelt die automatische e-mail aus der Belegrückmeldung – zB unleserlich, Original wird benötigt
  

• Telefonnummer(n) aller Kontaktpersonen (inkl. Ländervorwahl)
  
• Name und Funktion aller Kontaktpersonen
  
• Steuernummer
  

ACHTUNG – BEI DER ANLAGE EINES SUBFRÄCHTERS MUSS DAS ZUSATZ ATTRIBUT „SUBFRÄCHTER-BETREUER“ ZWINGEND GEPFLEGT WERDEN.

E-mail an die Abteilungen VERRECHNUNG, PALETTEN, VERSICHERUNG & BUCHHALTUNG

Sobald die Adresse in Lbase angelegt wurde, müssen folgende Abteilungen per e-mail (Sammel Mail) informiert werden

• Verrechnungsabteilung (Leitung)
  
• Verrechnungsabteilung (zuständige Person für Auflieger Mietabrechnung)
  
• Versicherungsabteilung
  
• Belegrückmeldung
  
• Palettenabteilung
  
• Buchhaltung
  

Diese e-mail muss einen Screenshot der angelegten Adresse, die Bankverbindung des Subfrächters, das genau Startdatum und die Anzahl der eingesetzten Fahrzeuge erhalten.

Beispiel: Subfrächter Fonka (107726) startet am xx.xx.xxxx mit 4 Fahrzeugen und Mietaufliegern (mit jeweils € 650,--) Bankverbindung anbei – bitte anlegen.

E-mail an die FUHRPARKLEITUNG

Bevor die Fuhrparkleitung über den Neustart eines Unternehmers informiert wird – muß/müssen zuerst die Fahrzeuge des jeweiligen Unternehmers in Lbase angelegt werden – siehe Aufgabenbeschreibung – Neuanlage VKM für Partnerfuhrpark.

Erst wenn das erledigt wurde, darf die Fuhrparkleitung informiert werden.

Die e-mail an die Fuhrparkleitung muss folgendes enthalten:

• Datum und Ort, wann der Subfrächter bei uns eintreffen wird
  
• Name und vollständige Adresse des Subfrächters
  
• AdrID des Subfrächters
  
• UID-Nummer des Subfrächters
  
• Das/Die Kennzeichen der Zugmaschine(n)
  
• Das/Die Kennzeichen der Auflieger(s) – falls vorhanden
  
• Der/Die vollständigen Namen der Fahrer / des Fahrers
  
• Die Fahrzeugsteurergruppe
  
• Wird ein Mietauflieger benötigt JA/NEIN (Wenn ja – wieviel Miete wurde vereinbart)
  
• Wird ein Tankchip benötigt JA/NEIN
  
• Wird eine Service 24 Karte benötigt JA/NEIN
  
• Wird ein GPS Modul benötigt JA/NEIN
  

Pflege von Zusatzattributen und Generischen Tabellen für Subfächter

Generische Tabelle BL_KZ_SUBF – regelt den Kooperationsbeginn

Verantwortlicher

Patrick Janes