Onboarding Workflow: Unterschied zwischen den Versionen

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Die Broschüre "Beauftragte im Betrieb " bietet einen kurzen Überblick über die verschiedenen gesetzlich vorgeschriebenen Beauftragten (wie Abfallbeauftragter, Gefahrgutbeauftragter, etc.), ihre Aufgaben und ihre Verantwortlichkeit.
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Der Onboarding Workflow ist ein standardisierter Arbeitsablauf für den '''Eintritt neuer Mitarbeiter'''.  
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Mit dem Ablauf werden alle administrativen Aufgaben der involvierten Abteilungen vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters erledigt.
  
 
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Beauftragte sind natürliche Personen, die vom Unternehmer beauftragt werden, innerbetriebliche Pflichten und Aufgaben wahrzunehmen. Die Pflichten des Unternehmers bleiben trotz Übertragung auf andere Personen unberührt. Das heißt, er muss für jede Beauftragung eine geeignete Person auswählen und diese kontrollieren.
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Der standardisierte Arbeitsablauf (Workflow) wird durch den Microsoft SharePoint® unterstützt und über den Link gestartet.  
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Nach Erhalt des beidseitig unterschriebenen '''Arbeitsvertrages''' und des ausgefüllten '''Personalstammdatenerfassungsblattes''' wird der Workflow durch die Personalabteilung gestartet.
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== 1a. Workflow über den Button "Neuen Mitarbeiter-Eintritt erfassen" starten. ==
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== 1b. Eingabe der relevanten Daten ==
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Es kann zusätzlich für die/den Vorgesetze/n eine Vertretung eingetragen werden.
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Nach der Eingabe auf speichern klicken und der Workflow versendet automatisch Emails an die Lohnverrechnung und den jeweiligen Vorgesetzten mit einem Link.
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Fotos des/der neuen Mitarbeiters/in sind direkt in dem Workflow einzupflegen.
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''Abb.: Beispiel Email an den Vorgesetzten''
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== 2a. Berechtigungen und Auswahl der Ausstattung/Arbeitsmittel ==
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'''[Verantwortung Vorgesetzter]'''
  
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Für die Einhaltung der verschiedenen einzuhaltenden Verwaltungsvorschriften ist prinzipiell der Unternehmer verantwortlich. Soweit es sich dabei um juristische Personen oder Personengesellschaften des Unternehmensgesetzbuches handelt, ist verantwortlich, wer zur Vertretung nach außen berufen ist (z.B. handelsrechtlicher Geschäftsführer bei GmbH).
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Der Vorgesetze kann aus dem vorhandenen Katalog eine Hardware oder die Art der Telefonie auswählen. Weiterhin wird die jeweilige Arbeitsgruppe, Berechtigungen für Netzwerkordner, Sitzplatz usw. eingepflegt.
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Der Workflow wird ebenfalls durch speichern weiter gesendet.
  
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== Formular Bestellung zum verantwortlichen Beauftragten ==
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Die rotmarkierten Felder sind bereits von HR befüllt und dürfen nicht überschrieben werden.
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<td> '''A''' <td>
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<td> Hier bitte die Kostenstelle des neuen Mitarbeiters eintragen <td>
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<td> '''B''' <td>
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<td> Hier bitte den zukünftigen Sitzplatz eintragen. Platznummern können aus dem [https://blsvwiki001.berger-logistik.com/Intra-Wiki/Sitzplan_W%C3%B6rgl  Sitzplan] entnommen werden <td>
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<td> '''C''' <td>
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<td> Hier kann eine Bemerkung eingetragen werden <td>
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<td> '''D''' <td>
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<td> Email-Signatur 1 - Abteilung (Siehe nächstes Bild, unten) <td>
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</tr>
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<td> '''E''' <td>
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<td> Hier bitte die Gruppenpostfächer für die Emailverteiler eintragen <td>
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</tr>
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<td> '''F''' <td>
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<td> Email-Signatur 2 - Titel (Siehe nächstes Bild, unten) <td>
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</tr>
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<td> '''G''' <td>
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<td> Hier die Netzlaufwerksordner, auf der/die neue MA Zugriffsberechtigung braucht, eintragen <td>
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</tr>
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<td> '''H''' <td>
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<td> Hier die zugehörige Abteilung eintragen <td>
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<td> '''I''' <td>
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<td> Hier die gewünschte IT Hardware aus dem Auswahlkatalog auswählen <td>
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<td> '''J''' <td>
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<td> Hier die lbase Arbeitsgruppe eintragen <td>
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</tr>
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<td> '''K''' <td>
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<td> Hier wird bestimmt ob der /die neue MA ein Mobiltelefon benötigt oder ob ein eigenes Gerät mitgebracht wird <td>
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<td> '''L''' <td>
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<td> Erst bei Abschluss die Checkbox auf "Ja" stellen. Somit geht der Workflow an die nächste Abteilung [IT] <td>
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</tr>
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Die gelbe markierte Checkbox dient dem Abschluss dieses Abschnittes. Man kann jederzeit die Befüllung mit speichern wieder verlassen.
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Die Email-Signatur ist wie folgt beschrieben.
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== 2b. Die Lohnverrechnung ==
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'''[Verantwortung Personalabteilung]'''
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Die Lohnverrechnung bestätigt die Erstellung der Personalakte und des Loga3 Accounts zur Zeiterfassung.
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== 3. Kommunikation und Bereitstellung des Arbeitsplatzes ==
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'''[Verantwortung Empfang und Gebäude]'''
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Unser Empfangs-Team trägt die Email Verteiler- und Telefonlisten ein. Die Arbeitsmittel im Speziellen die Hardware und Festnetztelefonie sind durch die IT Abteilung herzurichten
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== 4. Abschluss des Workflows ==
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'''[Verantwortung Personalabteilung]'''
  
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* <qpdf>Info HR/20181108 Vorlage Berger Logistik - Bestellung verantwortlichen Beauftragten V3.docx, Formular Bestellung zum verantwortlichen Beauftragten Vers.3 </qpdf>
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Der Abschluss des Arbeitsablaufes wird durch das Feld "erledigt gesamt" bestätigt und abgeschlossen.
  
 
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== Broschüre Beauftragte im Betrieb 2016 ==
 
  
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* <qpdf>Info HR/KC-B_BeauftragteimBetrieb_2016-11.pdf, Broschüre Beauftragte im Betrieb 2016 </qpdf>
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== Link zum Start des Workflow ==
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https://bergerlogistikgmbh.sharepoint.com/sites/HR-Prozesse
  
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= siehe auch =
 
= siehe auch =
  
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* [https://www4.formularservice.gv.at/formularserver/user/Formular.aspx?pid=b8d0f0ecfd3b4b53b155216e198f0614&pn=B52981eb50f814160bd13814a688e8b94&data=%3CT%3EASchG-10-8%3C/T%3E Meldeformular für SVP bei Arbeitsstätten mit Betriebsrat]
 
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= Verantwortlicher =
 
= Verantwortlicher =
  
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<!-- zugehörig zu Prozessen -->
 
<!-- zugehörig zu Prozessen -->
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[[Kategorie:Prozesse]]
 
<!-- zugehörig zu Kunden -->
 
<!-- zugehörig zu Kunden -->
  

Aktuelle Version vom 20. Oktober 2020, 09:33 Uhr

Der Onboarding Workflow ist ein standardisierter Arbeitsablauf für den Eintritt neuer Mitarbeiter.

HerzlichWillkommen.jpg

Mit dem Ablauf werden alle administrativen Aufgaben der involvierten Abteilungen vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters erledigt.

Ablauf[Bearbeiten]

Ablauf 1.jpg

Der standardisierte Arbeitsablauf (Workflow) wird durch den Microsoft SharePoint® unterstützt und über den Link gestartet.

Nach Erhalt des beidseitig unterschriebenen Arbeitsvertrages und des ausgefüllten Personalstammdatenerfassungsblattes wird der Workflow durch die Personalabteilung gestartet.


1a. Workflow über den Button "Neuen Mitarbeiter-Eintritt erfassen" starten.[Bearbeiten]

[Verantwortung Personalabteilung]

Start WF1.JPG

1b. Eingabe der relevanten Daten[Bearbeiten]

[Verantwortung Personalabteilung]

WF2.JPG

Es kann zusätzlich für die/den Vorgesetze/n eine Vertretung eingetragen werden.

Nach der Eingabe auf speichern klicken und der Workflow versendet automatisch Emails an die Lohnverrechnung und den jeweiligen Vorgesetzten mit einem Link. Fotos des/der neuen Mitarbeiters/in sind direkt in dem Workflow einzupflegen.

WF Email.JPG

Abb.: Beispiel Email an den Vorgesetzten

2a. Berechtigungen und Auswahl der Ausstattung/Arbeitsmittel[Bearbeiten]

[Verantwortung Vorgesetzter]

Der Vorgesetze kann aus dem vorhandenen Katalog eine Hardware oder die Art der Telefonie auswählen. Weiterhin wird die jeweilige Arbeitsgruppe, Berechtigungen für Netzwerkordner, Sitzplatz usw. eingepflegt. Der Workflow wird ebenfalls durch speichern weiter gesendet.

Onboarding Bild Vorgesetzer 1.JPG

Die rotmarkierten Felder sind bereits von HR befüllt und dürfen nicht überschrieben werden.

A Hier bitte die Kostenstelle des neuen Mitarbeiters eintragen
B Hier bitte den zukünftigen Sitzplatz eintragen. Platznummern können aus dem Sitzplan entnommen werden
C Hier kann eine Bemerkung eingetragen werden
D Email-Signatur 1 - Abteilung (Siehe nächstes Bild, unten)
E Hier bitte die Gruppenpostfächer für die Emailverteiler eintragen
F Email-Signatur 2 - Titel (Siehe nächstes Bild, unten)
G Hier die Netzlaufwerksordner, auf der/die neue MA Zugriffsberechtigung braucht, eintragen
H Hier die zugehörige Abteilung eintragen
I Hier die gewünschte IT Hardware aus dem Auswahlkatalog auswählen
J Hier die lbase Arbeitsgruppe eintragen
K Hier wird bestimmt ob der /die neue MA ein Mobiltelefon benötigt oder ob ein eigenes Gerät mitgebracht wird
L Erst bei Abschluss die Checkbox auf "Ja" stellen. Somit geht der Workflow an die nächste Abteilung [IT]

Die gelbe markierte Checkbox dient dem Abschluss dieses Abschnittes. Man kann jederzeit die Befüllung mit speichern wieder verlassen.

Die Email-Signatur ist wie folgt beschrieben.

Onboarding Bild Vorgesetzer 3.JPG

2b. Die Lohnverrechnung[Bearbeiten]

[Verantwortung Personalabteilung]

Die Lohnverrechnung bestätigt die Erstellung der Personalakte und des Loga3 Accounts zur Zeiterfassung.

3. Kommunikation und Bereitstellung des Arbeitsplatzes[Bearbeiten]

[Verantwortung Empfang und Gebäude]

Unser Empfangs-Team trägt die Email Verteiler- und Telefonlisten ein. Die Arbeitsmittel im Speziellen die Hardware und Festnetztelefonie sind durch die IT Abteilung herzurichten

4. Abschluss des Workflows[Bearbeiten]

[Verantwortung Personalabteilung]

Der Abschluss des Arbeitsablaufes wird durch das Feld "erledigt gesamt" bestätigt und abgeschlossen.


Link zum Start des Workflow[Bearbeiten]

https://bergerlogistikgmbh.sharepoint.com/sites/HR-Prozesse

siehe auch[Bearbeiten]

Verantwortlicher[Bearbeiten]

Roman Kopetzky


Abgerufen von „https://blsvwiki001.berger-logistik.com/LogistikWiki/index.php?title=Onboarding_Workflow&oldid=45945“