Speditionelle Eingangsrechnungsverarbeitung

Hier wird der Ablauf zur Abwicklung der speditionellen Eingangsrechnungen beschrieben.

Die eingesetzte Software von INTEX ist das zentrale Dokumentenmanagement System. Diese verbindet alle Softwarekomponenten für den Rechnungseingang, die Beleglesung sowie Verarbeitung (Prüfung und Freigabe/ Korrektur), Buchung und Archivierung im Betrieb.

Die Programmme die mit INEX verbunden sind lauten:

Begriff	Erklärung
	Easy Capture Plus [Digitale Aktenerstellung]. Diese Software dient der Aktenbildung nach dem Scanvorgang
	FCI [Texterkennungssoftware]. Diese Software dient der Texterkennung bei der Beleglesung im Eingangsrechnungsworkflow
	lbase [Transportmanagement System]. Die Bestellungen werden im TMS ausgelöst. Bei der RG Prüfung werden die Werte aus FCI abgeglichen
	Easy Archive [Revisionsichere Datenbank]. Die Ablage der Belege geschieht auf dieser Datenbank. Eine direkte Verknüpfung mit lbase existiert bereits.
	Intex [Dokumenten Management System]. Der Workflow zur Belegprüfung findet hier statt. Es ist die Zentrale Software in dem Prozess.

Ablauf

In den nachfolgenden Ablaufbildern sind die zuständigen Abteilungen farblich gekennzeichnet.

Postalische Rechnungen, die an die BLD adressiert sind, müssen digitalisiert und als PDF gespeichert werden. Rechnungen für die Berger Logistik Deutschland werden an das E-Mail Postfach invoiceDE@berger-logistik.com weitergeleitet.

Postalische Rechnungen für die Berger Logistik Österreich werden in der Zentrale in Wörgl digitalisiert und direkt in den Workflow der Speditionellen Eingangsrechnungsverarbeitung weitergeleitet.

Alle Lieferanten die bereits digitale Rechnungen an uns versenden, schicken diese an invoice@berger-logistik.com

Eingang einer korrekten Lieferantenrechnung

Im Regelfall, dass der Rechnungsbetrag und unsere Bestellnummer (Transportauftragsnummer / Seefrachtbuchungsnummer / Einzelsendungsnummer) übereinstimmen, wird der Beleg einfach ohne Rückfrage gebucht und die Rechnung nach Fälligkeit gezahlt.

Eingang einer korrekten Lieferantenrechnung mit falschem Betrag im Transportauftrag

Stimmt bei der automatischen Rechnungsprüfung der Rechnungsbetrag nicht mit dem Bestellbetrag in der Bestellung (Transportauftragsnummer / Seefrachtbuchungsnummer / Einzelsendungsnummer) überein, wird diese Rechnung an die jeweilige Arbeitsgruppe per Rückfrage zur Prüfung im Workflow gesendet. Nach Prüfung durch den Besteller / AG wird der Betrag im lbase angepasst. Anschließend wird im Workflow die Rechnung mit Pflichtkommentar versehen und an die Verrechnung (Abrechnungsgruppe) retourniert.

Eingang einer Lieferantenrechnung mit falschem Betrag in der Rechnung - Storno

Diese Variante ist ähnlich der Variante "Eingang einer korrekten Lieferantenrechnung mit falschem Betrag im Transportauftrag" jedoch wird die Rechnung durch die Fachabteilung (AG) beim Lieferanten storniert. Diese Rechnung wird nicht gebucht und der Lieferant sendet eine neue korrekte Rechnung an uns.

Eingang einer Lieferantenrechnung mit falschem Betrag in der Rechnung - Teilgutschrift

Diese Variante ist ähnlich der Variante "Eingang einer Lieferantenrechnung mit falschem Betrag in der Rechnung - Storno" jedoch wird nach Reklamation durch die Fachabteilung (AG) eine Teilgutschrift vom Lieferanten angefordert. Nach dem Eingang der Teilgutschrift wird die Rechnung durch die Verrechnungsabteilung im Workflow zurückgezogen, ausgebessert und gebucht.

Eskalationsstufe

Der Stern markiert einen Subprozess der zeitlich begrenzte Eskalationsstufen beinhaltet, wenn keine auf den Eingang im Workflow reagiert.

Die Hierarchie ist aufgrund unseres Organigramms im Intex Workflow hinterlegt. Sollte keine Reaktion innerhalb der 5 Tage erfolgen, wird die Rechnung an die nächste Eskalationsstufe weitergeleitet. Das Eskalationsdatum kann nur von den hinterlegten Gruppen geändert werden, muss aber mit einem Kommentar versehen werden.

siehe auch

Die Beschreibung des Workflow Tools (INTEX) findet ihr hier:

Workflow

Verantwortlicher

Nadine Steiner