Onboarding Workflow

Der Onboarding Workflow ist ein standardisierter Arbeitsablauf für den Eintritt neuer Mitarbeiter.

Mit dem Ablauf werden alle administrativen Aufgaben der involvierten Abteilungen vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters erledigt.

Ablauf

Der standardisierte Arbeitsablauf (Workflow) wird durch den Microsoft SharePoint® unterstützt und über den Link gestartet.

Nach Erhalt des beidseitig unterschriebenen Arbeitsvertrages und des ausgefüllten Personalstammdatenerfassungsblattes wird der Workflow durch die Personalabteilung gestartet.

1a. Workflow über den Button "Neuen Mitarbeiter-Eintritt erfassen" starten.

[Verantwortung Personalabteilung]

1b. Eingabe der relevanten Daten

[Verantwortung Personalabteilung]

Es kann zusätzlich für die/den Vorgesetze/n eine Vertretung eingetragen werden.

Nach der Eingabe auf speichern klicken und der Workflow versendet automatisch Emails an die Lohnverrechnung und den jeweiligen Vorgesetzten mit einem Link. Fotos des/der neuen Mitarbeiters/in sind direkt in dem Workflow einzupflegen.

Abb.: Beispiel Email an den Vorgesetzten

2a. Berechtigungen und Auswahl der Ausstattung/Arbeitsmittel

[Verantwortung Vorgesetzter]

Der Vorgesetze kann aus dem vorhandenen Katalog eine Hardware oder die Art der Telefonie auswählen. Weiterhin wird die jeweilige Arbeitsgruppe, Berechtigungen für Netzwerkordner, Sitzplatz usw. eingepflegt. Der Workflow wird ebenfalls durch speichern weiter gesendet.

Die rotmarkierten Felder sind bereits von HR befüllt und dürfen nicht überschrieben werden.

A		Hier bitte die Kostenstelle des neuen Mitarbeiters eintragen
B		Hier bitte den zukünftigen Sitzplatz eintragen. Platznummern können aus dem Sitzplan entnommen werden
C		Hier kann eine Bemerkung eingetragen werden
D		Email-Signatur 1 - Abteilung (Siehe nächstes Bild, unten)
E		Hier bitte die Gruppenpostfächer für die Emailverteiler eintragen
F		Email-Signatur 2 - Titel (Siehe nächstes Bild, unten)
G		Hier die Netzlaufwerksordner, auf der/die neue MA Zugriffsberechtigung braucht, eintragen
H		Hier die zugehörige Abteilung eintragen
I		Hier die gewünschte IT Hardware aus dem Auswahlkatalog auswählen
J		Hier die lbase Arbeitsgruppe eintragen
K		Hier wird bestimmt ob der /die neue MA ein Mobiltelefon benötigt oder ob ein eigenes Gerät mitgebracht wird
L		Erst bei Abschluss die Checkbox auf "Ja" stellen. Somit geht der Workflow an die nächste Abteilung [IT]

Die gelbe markierte Checkbox dient dem Abschluss dieses Abschnittes. Man kann jederzeit die Befüllung mit speichern wieder verlassen.

Die Email-Signatur ist wie folgt beschrieben.

2b. Die Lohnverrechnung

[Verantwortung Personalabteilung]

Die Lohnverrechnung bestätigt die Erstellung der Personalakte und des Loga3 Accounts zur Zeiterfassung.

3. Kommunikation und Bereitstellung des Arbeitsplatzes

[Verantwortung Empfang und Gebäude]

Unser Empfangs-Team trägt die Email Verteiler- und Telefonlisten ein. Die Arbeitsmittel im Speziellen die Hardware und Festnetztelefonie sind durch die IT Abteilung herzurichten

4. Abschluss des Workflows

[Verantwortung Personalabteilung]

Der Abschluss des Arbeitsablaufes wird durch das Feld "erledigt gesamt" bestätigt und abgeschlossen.

Link zum Start des Workflow

https://bergerlogistikgmbh.sharepoint.com/sites/HR-Prozesse

Verantwortlicher

Roman Kopetzky