LKW Ablauf - Auftragsabwicklung

Nach dem Auftragseingang und der Auftragserfassung, steht der Auftrag zur Abwicklung bereit.
Neben den Fahrzeugen unserer Flotte im Eigen- und Partnerfuhrpark können wir auf einen großen Pool uns sehr gut bekannter und bewährter Frächter zur Abwicklung der Transportaufträge zurückgreifen.

Bei Ladungsüberhang werden auch digtiale Frachtvermittlungsplattformen wie Transporeon oder Timocom oder andere Ladungsbörsen genutzt.

Innerhalb des Bereichs Road ist die Zuständigkeit für die jeweiligen Transportaufträge vom Bereichsleiter festgelegt. Die Zuständigkeiten, abhängig von Abgangs- bzw. Bestimmungsland und/oder Postleitzahlen und/oder weiteren Parametern, ist den Mitarbeitern bekannt.

Die disponierten digitalen Daten der Aufträge für Fahrzeuge der Eigenflotte übernehmen die Mitarbeiter der Fahrzeugsteuerung für die notwendige Kommunikation mit den LKW-Fahrern, wie Lade- und Entladeslots, sowie Steuerung und Überwachung der Fahrzeuge. Bei sonstigen Transportaufträgen erfolgt die Weitergabe an geprüfte und als sicher bewertete Auftragnehmer per Transportauftrag.

Auftragseingang

Üblicherweise erhalten wir den Kundenauftrag per E-Mail oder DFÜ (Datenfernübertragung bzw. EDI); von einzelnen gut bekannten Auftraggebern werden auch telefonische Standardaufträge angenommen; Fax-Aufträge kommen auch vor.

Auftragseröffnung

Der Auftrag wird anschließend in unserem System Lbase erfasst.

Zur besonderen Beachtung: Erfassungsvorschriften gem. Vorgabe ADR in Lbase und Vorgabe IFS

Dokumentationspflicht Kundenauftrag

Verbindlich ist die Dokumentation des Kundenauftrags für jede Sendung. Dies in Erfüllung der Auditanforderung Nachvollziehbarkeit von Kundenanweisungen, also Übernahme, Weitergabe und Ausführung der Kundenanforderungen. Die Ablage des entsprechenden Kundenauftrags ist festgelegt im digitalen Archiv unter LA Typ AR und LA-Subtyp S20.

Aufträge von Kunden mit EDI-Anbindung, die direkt in unser Transportmanagementsystem Lbase übermitteln, sind digital nachvollziehbar.

Die methodische und zuverlässige Dokumentation der Auftragsarchivierung wird von der Abt. Quality regelmäßig geprüft. Auffälligkeiten werden an den Teamleiter der betroffenen Arbeitsgruppe zur umgehenden Erledigung gemeldet.

Auftragsannahme

Ist das Kreditlimit des Frachtzahlers gedeckt, wird der Transportauftrag angenommen und die Auftragsbestätigung wird versendet.

Ist das Kreditlimit des Frachtzahlers nicht gedeckt, muss der Kunde kontaktiert und der Transportauftrag abgeklärt werden. Wird der Transportauftrag dennoch nicht angenommen muss eine Auftragsablehnung gesendet werden.

Siehe hierzu auch die Bonitätsprüfung, welche sich mit dem Kreditlimit des Frachtzahlers befasst.

Dispo allgemein

Es ist sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Unsere vorliegenden freigegebenen Flussdiagramme dienen zur Sicherung unserer Prozesskette.

Wichtig ist, dass bei Vorliegen von Ausschlussgründen wie z.B. mangelnde Bonität oder mangelnder Rechtskonformität oder Unerfüllbarkeit von Kundenanforderungen, der Speditionsauftrag NICHT angenommen wird.

Unter anderem ist zu beachten:

Mindestlohngesetz (MiLoG)

Durch die Einhaltung der Bestimmungen der Dispositionsrisikoanalyse gewährleisten wir die Vergabe von Transportaufträgen an geprüfte und als sicher geltende Subunternehmer, die rechtskonform arbeiten.

Der Nachweis zur Einhaltung der bestehenden Mindestlohngesetze, wie unserem Transportauftrag unter Pt. 1 m) vereinbart, obliegt im Anlassfall dem Unternehmer, der unseren Transportauftrag angenommen und ausgeführt hat.

Kabotage

Beim Einsatz von ausländischen Frächtern zum Transport innerhalb eines Landes, ist sicherzustellen, dass geltende Kabotageregeln eingehalten werden. Z. B. sind bei einem Transport von Vorarlberg nach Wien durch einen polnischen Frächter die österr. Kabotageregeln zu beachten, bei einm innerdeutschen Transport die deutschen Kabotageregln etc.

Regeln für Kabotage innerhalb von Österreich gem. österr. BM für Verkehr
Regeln für Kabotage innerhalb von Deutschland gem. dt. BM für Verkehr

Maximal zulässiges Gesamtgewicht

Das maximal zulässige Gesamtgewicht für einen LKW-Sattelzug mit mehr als vier Achsen beträgt in der EU in der Regel 40 Tonnen. Das max. zulässige Gesamtgewicht ist neben dem Eigengewicht von Zugmaschine und Auflieger entscheidend für die Auswahl und Zuteilung der Nutzlast durch den Disponenten.

Beispiel für niedrigeres zulässiges Gesamtgewicht:

Im Rumänien gilt für Transporte auf nichtasphaltierten Straßen ein maximal zulässiges Gesamtgewicht von 38 Tonnen.

Beispiel für höheres zulässiges Gesamtgewicht:

In Deutschland gilt im Kombinierten Verkehr im Zustellverkehr ein maximal zulässiges Gesamtgewicht von 44 Tonnen.

Lenk und Ruhezeiten

Die Einhaltung gesetzlicher Lenk- und Ruhezeiten obliegt dem zuständigen Fahrzeugbetreuer bzw. dem jeweils beauftragten Auftragnehmer. Es dürfen vom Disponenten grundsätzlich keine Anweisungen erteilt werden, die Gesetzesübertretungen zur Folge haben.

Übersicht über Lenk- und Ruhezeiten nach VO (EG) Nr. 561/2006

Dispo temperaturgeführte Transporte

Die Frächter verpflichten sich bei Durchführung eines temperaturgeführten Transportes (Frigo) das Thermoprotokoll mit den Transportdokumenten an uns zu übermitteln. Sollte das Thermoprotokoll nicht vorliegen, können wir die Frachtrechnung nicht zur Bezahlung freigeben. Thermoprotokolle sind verpflichtend zu führen und ausnahmslos an uns auszuhändigen. Wenn es sich um einen Kühltransport handelt, müssen die operativen Abteilungen in der Sendung als Verkehrstyp „Frigo“ verwenden (Beispielsendung BL-665255-BL-1):

Wenn die Eingabe in der Sendung richtig gemacht wird, sieht die Verrechnung, dass es sich um einen Frigo-Transport handelt. Somit wird die Eingangsrechnung erst dann bezahlt, wenn alle Belege inkl. Thermoprotokoll vollständig abgegeben werden.

Wenn das benötigte Thermoprotokoll fehlt, wird es vom Frächter angefordert.

Auftragsbearbeitung

Nach Prüfung und Annahme des Spteditionsauftrags, ist durch die entsprechende Disposition die Ausführung zu veranlassen:

• Ausführung durch unseren Eigenfuhrpark oder

• Ausführung durch Auftragnehmer durch Übermittlung des Transportauftrags mit allen relevanten Daten und Kundenanforderungen.

Dispo Eigenfuhrpark / Fremdfuhrpark (Partnerfuhrpark)

Im Eigenfuhrpark ist keine Dispositionsrisikoanalyse notwendig.

Im Partnerfuhrpark läuft als Teil der Dispo.Analyse eine Pürfung auf gültige CMR-Polizze.

Es gilt: Eine gültige CMR-Polizze muss von jedem fixen Sub in der Abt. Versicherung vorliegen.

Dispo Charter LKW (Ladungsbörsen)

Zur besonderen Beachtung:  Dispositionsvorschriften gem. Vorgabe ADR in Lbase und Vorgabe IFS

Achtung Dispositionsrisikoanalyse

Die Dispositionsrisikoanalyse läuft in Lbase im Hintergrund. Sie bewertet das Risiko einer Ladung und vergleicht mit den gebotenen Sicherheiten des Unternehmers und zugeteilten Fahrzeuges. Erscheint nach dieser Dispositionsrisikoanalyse entweder das Risiko der Ladung als zu hoch bzw. die gebotenen Sicherheiten des Unternehmers und Fahrzeugs als zu gering, kann der Auftrag NICHT bearbeitet werden.

Nachbearbeitung des Transportes

z.B. Eintragen der IST-Zeiten, Statusänderungen, etc.

siehe auch

Transporeon

Timocom

Reklamationsbearbeitung

Verantwortlicher

Thomas Meixner