Eingangsrechnungen

Hier findest Du die Arbeitsbeschreibnung für die Eingangsrechnungen

Ablauf

Speditionelle Rechnungen

Erhalt der Rechnung

Wir erhalten die Eingangsrechnung einmal im Original von unserer Administration sowie über die Schnittstelle vom Dispositionssystem in die Buchhaltungssoftware.

Übernahme der Rechnung

Die Rechnung wird per EDI vom Dispositionsprogramm Car_O oder LBase ins FIMOX zur weiteren Bearbeitung übernommen.
Die durchs Dispositionsprogramm erstellte Datei (Eingangs- / Ausgangsrechnungen) werden von uns täglich importiert und verbucht.
Summenabgleich zwischen Dispoprogramm und FIMOX. Durch die Kontrolle wird sichergestellt, dass alle Belege lückenlos übernommen worden sind.

Belegkontrolle

Die Kontrolle erfolgt über das Journal mit der Original Rechnung (inkl vom Dispoprogramm erstellten Gutschriften).

Car_O Journal

Folgende Punkte werden Kontrolliert:

• Firmenwortlaut
• UID-Nr
• Rechnungsbetrag

Ablage

Nach positiv abgeschlossener Kontrolle der Rechnung erfolgt die Ablage. Alle Original Rechnungen werden alphabetisch sowie chronologisch in die jeweiligen Ordner einsortiert.

Zahlung / Telebanking

Die Zahlläufe erfolgen wöchentlich. Nach dem vereinbarten Zahlungsziel werden die erfassten Rechnungen bezahlt und anschließend automatisch verbucht.

Telebanking (screenshot) Die von FIMOX erstellte Zahldatei wird über den Datenträgerimport ins Telebanking eingespielt und verschickt. Es wird das Übertragungsprotokoll ausgedruckt und im Bankbeilagenordner abgelegt.  

Nichtspeditionelle Rechnungen

--folgt-- __ noch nicht fertig. __ Entwurf

Strafbescheid einer in- oder ausländischen Behörde

Ein Bescheid ist vom zuständigen Mitarbeiter zu prüfen. Ist gegen den Bescheid Einspruch zu erheben, erfolgt dies nach Rücksprache mit dem Bereichsleitung oder Geschäftsführung. Jede Strafe, die einen Fahrer PERSÖNLICH betrifft, wird ausgewertet durch die Abt. Controlling gem. Berger Programm BBS Behaviour Based Safety. Eine Bezahlung erfolgt entweder durch Weitergabe des Strafbescheids an den Fahrer oder durch Abzug bei nächster Lohnabrechnung durch Personalverrechnung. Fahrerstrafen sind KEIN betriebsbedingter Aufwand.

Im Falle einer Buchung als Betriebsaufwand wird vor Bezahlung geprüft:
Lbase Referenz (Fahrt #) auf dem Beleg.
Zuständig ist (z.B. im Falle einer wegen "Überladung" verhängten Strafe im Eigenfuhrpark Alois Schrettl
und
es erfolgt eine Info darüber an den zuständigen Geschäftsführer.

Ergänzende Hinweise
Zuätzlich geprüft wird auf evt. mögliche Weiterbelastung des Aufwandes; wenn zutreffend, erfolgt eine Weiterleitung des Belegs an die Abt. Verrechnung

Falls eine der o.a. Informationen/Referenzen auf dem Beleg fehlt ist eine Bezahlung nicht möglich und es fehelende Infos werden vom Zuständigen nachgefordert.

Mautvergehen (z.B. in Folge einer Fehlanwendung 4 anstatt 5 Achsen), die entdeckt und von der ASFINAG an uns als Fahrzeughalter verrechnet werden, gelten nicht als Behördenstrafen.

Verantwortlicher

Doris Ager