Vorgabe Prozessschritte für Auftragsabwicklung allgemein

Die Auftragsabwicklung regelt die Zuständigkeiten und den Ablauf für die Auftragsabwicklung im Bereich Transport & Logistik.

Die Regelungen gelten für alle Mitarbeiter des Bereichs Transport & Logistik.

Ablauf

Folgende Überschriften müssen lt. Vorlage-Auftragsabwicklung vorkommen.

1.Auftragseingang

Wir erhalten vom Auftraggeber, der Beladestelle oder der Entladestelle einen Auftrag. Dieser geht dann via E-Mail oder Fax bei uns ein.

Bevor der Auftrag erfasst wird, wird das Kreditlimit des Frachtzahlers mit Hilfe der Buchhaltung überprüft.

2.Auftragseröffnung

Der Auftrag wird in unserem System Lbase erfasst, mit allen relevanten Daten unter Beachtung von Zusatzanforderungen wie Vorgabe IFS und Vorgabe ADR in Lbase. Die notwendige Dokumentation des Kundenauftrags ist sicherzustellen durch Ablage des Kundenauftrags im digitalen Archiv im dafür vorgesehenen Ordner S20. Aufträge die wir per EDI erhalten sind bereits ausreichend dokumentiert.

3.Auftragsannahme

Ist das Kreditlimit des Frachtzahlers ok, wird der Transportauftrag angenommen und die Auftragsbestätigung wird versendet.

Ist das Kreditlimit des Frachtzahlers nicht ok, muss der Kunde kontaktiert und der Transportauftrag geklärt werden. Wird der Transportauftrag dennoch nicht angenommen muss eine Auftragsablehnung gesendet werden.

4.Auftragsbearbeitung

Unternehmer / Reeder / Bahnoperator oder Luftfrachtoperator wird ausgewählt.

Wurde der Transportauftrag angenommen, kann dieser disponiert werden - Erfassung der detaillierten Sendungsdaten (Lieferscheinnummer, Menge, etc.)

Anschließend wird der Transportauftrag inkl. aller relevanten Daten an den jeweiligen Lieferanten übermittelt.

5.Durchführung und Überwachung des Transportes

Die Einhaltung aller geltenden gesetzlichen Bestimmungen muss zu jedem Zeitpunkt des Transports gewährleistet sein. Dies in Übereinstimmung mit unserer Unternehmenspolitik und Zertifizierungen und den Regelungen des Qualitätsmanagement.

Ist die Erbringung vereinbarter Dienstleistungen einmal nicht möglich, ist der Auftraggeber nach Kenntnis relevanter Abweichungen (z.B. pünktliche Zustellung, Beeinträchtigung der Ware etc.) umgehend zu informieren.

6.Nachbearbeitung des Transportes

Ist eine Abrechnung ohne Papiere möglich, kann bereits abgerechnet werden. --> Buchhaltung / Sobald wir die Frachtpapiere erhalten müssen diese kontrolliert werden.

Ist eine Abrechnung ohne Papiere nicht möglich, müssen zuerst die Frachtpapiere kontrolliert werden

siehe auch

Auftragsabwicklung

Verantwortlicher

Klaus Bichler