Auftragsabwicklung Team Italien

Die Auftragsabwicklung regelt die Zuständigkeiten und den Ablauf für die Auftragsabwicklung im Bereich Transport & Logistik.

Die Regelungen gelten für alle Mitarbeiter des Bereichs Transport & Logistik.

Allgemein

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• Auftragsabwicklung

Auftragseingang

Wir erhalten vom Auftraggeber einen Auftrag via E-Mail, Fax, Telefon oder über DFÜ.

Auftragseröffnung

Der Auftrag wird anschließend entweder durch die Administration oder Kundendispo in unserem System Lbase erfasst.

Bei manchen Kunden (z.B. Barilla, Nestlé Madone, Nestlé Salgareda, Campari, Procurus) erhalten wir Aufträge in digitaler Form (EDI Electronic data interchange). Die eingehenden Datenfiles - z.B. eingehend via Transporeon werden direkt in Lbase übernommen.

Zur besonderen Beachtung:  Erfassungsvorschriften gem. Vorgabe ADR in Lbase und Vorgabe IFS

Auftragsannahme

Ist das Kreditlimit des Frachtzahlers O.K., wird der Transportauftrag angenommen und die Auftragsbestätigung wird versendet.
Sollte das Kreditlimit des Frachtzahlers nicht O.K. sein, muss der Kunde kontaktiert und der Transportauftrag geklärt werden. Wird der Transportauftrag dennoch nicht angenommen, muss eine Auftragsablehnung gesendet werden.

Auftragsbearbeitung

Wurde der Transportauftrag angenommen, kann dieser disponiert bzw. einem Lkw zugeteilt werden.
Anschließend wird der Transportauftrag inkl. aller relevanten Daten an den jeweiligen Lieferanten übermittelt.

Achtung Dispositionsrisikoanalyse
Die Dispositionsrisikoanalyse läuft im Lbase im Hintergrund. Sie bewertet das Risiko einer Ladung und vergleicht mit den gebotenen Sicherheiten des Unternehmers und zugeteilten Fahrzeuges. Erscheint nach dieser Dispositionsrisikoanalyse entweder das Risiko der Ladung als zu hoch bzw. die gebotenen Sicherheiten des Unternehmers und Fahrzeugs als zu gering, kann der Auftrag NICHT bearbeitet werden.

Durchführung und Überwachung des Transportes

Hier findest Du die Prozessbeschreibung für die unterschiedlichen Verkehrsträger bzw. Transportarten

LKW-Ladungsverkehre

LKW Ablauf - Auftragsabwicklung

Nach dem Auftragseingang und der Auftragserfassung, steht der Auftrag zur Abwicklung bereit. Im LKW Ladungsverkehr können wir auf einen großen Pool uns sehr gut bekannter Frächter zurückgreifen, unter denen wir die Aufträge verteilen. Sollten Aufträge nicht über unsere Partner disponiert werden können, müssen wir diese in Elektronische Ladungsbörsen (Timocom, Teleroute) anbieten. Die LKW werden über die Disposition des jeweiligen PLZ-Gebietes zugeteilt und logischen Grundsätzen entsprechend disponiert. Die disponierten Aufträge werden endweder unserer Fahrzeugsteuerung zur Bekanntgabe und Überwachung der Fahrer übermittelt oder an unsere Subfrächter weitergegeben, damit sich diese um die Erledigung der Aufträge kümmern.

Nach der Auftragsvergabe, müssen Kennzeichen und gegebenenfalls auch der Fahrername angefordert werden, damit wir den Lkw an der Ladestelle ( z. B. bei Barilla, Rewe, Campari usw.) avisieren können. Nachdem das Fahrzeug beladen wurde, ist ein Termin an der Entladestelle zu buchen, ansonsten findet keine Entladung statt. Bei Nichteinhaltung des Lade- bzw. Entladetermins ist mit Konsequenzen zu rechnen (Beispiel: Kunde MWV aus Svitavy (CZ) stellt uns € 350 in Rechnung). Der zuständige Disponent ist im ständigen Kontakt mit dem Partner bzw. Frachtführer, um den Transport termingerecht abzuwickeln.

Nachbearbeitung des Transportes

Nachdem die Ware ausgeliefert wurde, muss bei manchen Kunden (wie zB. Eni, Barilla usw. ) der Transport abgemeldet werden, das heißt man muss das Entladedatum sowie auch die Ankunfts- und Entladezeit im jeweilig dafür vorgesehenen Portal eintragen.

Transportpapiere werden in der Regel 2 Wochen nach der Anlieferung via Post an unsere Administrationsabteilung geschickt, wo diese dann bearbeitet und zur Zahlung freigeschalten werden.

Verantwortlicher

Matteo Dragoni