Aktenablage

Hier wird der Arbeitsablauf für die Aktenablage (Speditionsakten und dazugehörige Belege) beim Empfang erklärt.

Ablauf

1. Der Empfang ist für das Sortieren der Aktenmappen zuständig. Sortieren heißt: nach Datum (inkl. Jahrzahl) und Reisenummer auf- oder absteigend - je nach Belieben (Bsp. Reise 123 vom 10.10.2014)
2. Die Empfangsdamen stellen pro Lehrling einen 100er-Stapel Akten zum Ablegen bereit.
3. Die abzulegenenden Belege (auch Ablieferbelege genannt) werden ebenfalls nach Datum (inkl. Jahrzahl) und Reisenummer vorsortiert. (Bsp. Reise 123 vom 10.10.2014)
4. Die Aktenablage wird von den Lehrlingen übernommen. Wer von den Lehrlingen wann zum Ablegen an der Reihe ist, findet man im Lehrlingswiki unter der Rubrik Lehrling-Einteilungen bei Aktenablage siehe auch Aktenablageeinteilung.
5. Die Belege, für welche noch keine Akten vorhanden sind, werden am Empfang zurückgegeben. (Nicht einfach zurücklegen, sondern einer Empfangsdame mit Kommentar "Akten nicht vorhanden" in die Hand drücken.) Auf einen zusätzlichem Beleg werden von einer Empfangsdame zwei Daten vermerkt - 1. wann diese zurückgekommen sind und 2. wann sie wieder zum Ablegen freigegeben werden (üblicherweise werden diese eine Woche später wieder zur Ablage freigegeben). Dieser Schritt wiederholt sich 3 Wochen lang. Sollte dann immer noch kein Akt vorhanden sein, wird eine Ersatzakte (Kopie) angelegt. Sollte nach einigen Monaten ein Originalakt auftauchen, müssen die Lehrlinge den Ersatzakt mit dem Originalakt austauschen, die Ablieferbelege in das Original hineinlegen und den kopierten Umschlag wegschmeißen.

siehe auch

Lehrlings-Wiki - Einteilung Aktenablage

Verantwortlicher

Nadine Steiner