Bearbeiten von „Reklamations- & Schadensmeldung“

Die Reklamation wird vom zuständigen Disponenten oder der Administration im jeweiligen Frachtbrief in Car_O dokumentiert.

= Ablauf =

Wenn man im Frachtbrief rechts oben das rote Buch [[datei:rotesbuch.jpg|20px|rotes Buch]] anklickt, gelangt man in die Reklamationsbearbeitungs-Maske.


[[datei:reklareihenfolge2.jpg|600px]]


[[datei:frachtbrieflieferscheinrekla.jpg|thumb|Frachtbrief/Lieferschein]]

In dieser Maske muss die Reklamation wie folgt dokumentiert werden:


Als ersten Schritt in der Reklamationsmeldung muss bei dem Feld "Frachtbrief/Lieferschein" bei "LS-Nr." entweder mit F9 eine Lieferscheinnummer ausgewählt werden oder es muss ein '''*''' eingegeben werden.

'''''Wann wird was eingegeben?''''' {{colfont|red|'''(1)'''}}
[[datei:frachtbrieflieferscheinbeschreibung.jpg|thumb]]
{| cellpadding=7 cellspacing=3 border=3
|width=80px valign=top| '''*'''
|width=500px valign=top| Ein * wird ausgewählt wenn sich die Reklamation nur auf den Frachtbrief bezieht.
|-
|width=80px valign=top| '''Lieferschein- nummer''' 
|width=500px valign=top| Eine Lieferscheinnummer wird ausgewählt wenn sich die Reklamation auf einen bestimmten Lieferschein auf dem Frachtbrief bezieht. (dies ist natürlich nur möglich wenn sich mehrere Lieferscheine auf dem Frachtbrief (in den Positionen) befinden)
|} 



Wenn in dem Feld "Frachtbrief/Lieferschein" bereits mehrere Reklamationen erfasst wurden (siehe Bild rechts), dann in das Feld "FB-Nr." stellen und auf der Tastatur den Pfeil nach unten drücken, somit gelangt man in eine "leere" Reklamationsmaske. 

{{colfont|red|'''ACHTUNG!'''}} Das Feld "LS-Nr." ist ein '''Pflichtfeld''', d.h. wennn dieses Feld nicht gefüllt ist, kann die Reklamation nicht erfasst werden.

 {{colfont|red|'''ACHTUNG!'''}} Es ist wichtig immer mit Tab oder Enter in die nächsten Felder zu springen, <br>ansonsten werden die Aktionen nicht richtig gesetzt.


{| cellpadding="5" cellspacing="5"
| width=150px  valign=top | '''Sachbearbeiter:''' {{colfont|red|'''(2)'''}}
| width=450px  valign=top | Kürzel des jeweiligen Sachbearbeiters - wird automatisch gefüllt
|-
| width=150px  valign=top | '''Melder-Datum:''' {{colfont|red|'''(3)'''}}
| width=450px  valign=top | Erfassungsdatum der Reklamation - wird automatisch gefüllt
|-
| width=150px  valign=top | '''Rekla-Nr.:''' 
| width=550px  valign=top | Laufende Reklamationsnummer (diese Nummer wird dann in die Schadensbearbeitung mit übernommen, d.h. Reklamationsnummer = Schadensnummer) - wird automatisch gefüllt
|}
----
[[datei:block1melderrekla.jpg|right|300px]]
{| cellpadding="5" cellspacing="5"
| width=150px  valign=top | '''Melder:''' {{colfont|red|'''(4)'''}}
{{colfont|red|'''Pflichtfeld!'''}}
| width=450px  valign=top | Name und Firma des Melders (wer meldet uns die Reklamation)
|-
| width=150px  valign=top | '''gemeldet über:''' {{colfont|red|'''(5)'''}}
{{colfont|red|'''Pflichtfeld!'''}}
| width=450px  valign=top | Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mail Adresse, etc. des Melders
|-
| width=150px  valign=top | '''Melder-Art:''' {{colfont|red|'''(6)'''}}
{{colfont|red|'''Pflichtfeld!'''}}
| width=450px  valign=top | Melder nach Beteiligtenstatus (mit F9 auswählen)
* Auftraggeber
* Beladestelle
* Disposition
* Versicherung
* Umladestelle
* Entladestelle
* HLU-eigen
* HLU-fremd
* HLU-fix
* IT
* Prozess
* Hafen
* Sonstige
|}
----
[[datei:block2reklamationsartrekla.jpg|right|500px]]
{| cellpadding="5" cellspacing="5"
| width=150px  valign=top | '''Reklamationsart:''' {{colfont|red|'''(7)'''}}
{{colfont|red|'''Pflichtfeld!'''}}
| width=450px  valign=top | '''Reklamationsart''' - {{colfont|blue|'''wo'''}} ist eine Abweichung eingetreten? - Art der Reklamation (mit F9 auswählen)
* Auftragsbearbeitung
* Beladestelle-Dokumente
* Beladestelle-Kennzeichen
* Beladestelle-Termin
* Beladestelle-Transportmittel
* Beladestelle-Ware
* Beladestelle-Zoll
* Entladestelle-Dokumente
* Entladestelle-Termin
* Entladestelle-Transportmittel
* Entladestelle-Ware
* Entladestelle-Zoll
* Umladestelle-Dokumente
* Umladestelle-Termin
* Umladestelle-Transportmittel
* Umladestelle-Ware
* Umladestelle-Zoll
* Unterwegs-Defekt
* Unterwegs-Sonstige
* Unterwegs-Stau
* Unterwegs-Unfall
* Unterwegs-Ware
* Unterwegs-Zoll
|-
| width=150px  valign=top | '''Grund:''' {{colfont|red|'''(8)'''}} 
{{colfont|red|'''Pflichtfeld!'''}}
| width=450px  valign=top | '''Reklamationsgrund'''- {{colfont|blue|'''welche'''}}  Abweichung ist eingetreten? Grund der Reklamation (mit F9 auswählen)
* Abweichung Schiffsdaten
* Abweichung Temperaturvorgabe
* Abweichung Termin
* Anmeldefehler
* Be-/Entladeverzögerung
* Bruch
* Diebstahl
* Dispositionsrisiko
* fehlendes Kennzeichen
* Fehlmenge
* Haltbarkeit überschritten
* KFZ Haftpflicht
* KFZ Kasko
* Laufzeit
* Nässe
* Produktionsverschiebung
* Sonstige
* Transportmittel defekt
* Transportmittel nicht verfügbar
* Transportmittel ungeeignet
* Unfall
* Verdorben
* Verpackung beschädigt
* Verschub der Ware
|-
| width=150px  valign=top | '''Verursacher:''' {{colfont|red|'''(9)'''}}
{{colfont|red|'''Pflichtfeld!'''}}
| width=450px  valign=top | {{colfont|blue|'''wer'''}} hat die Abweichung verursacht? Verursacher nach Beteiligtenstatus (mit F9 auswählen)
* Beladestelle
* Disposition
* Entladestelle
* Hafen
* HLU-eigen
* HLU-fix
* HLU-fremd
* IT
* Prozess
* Sonstige
* Umladestelle
* Zoll
|-
| width=150px  valign=top | '''Verursacher Grp./Kdnr.:''' {{colfont|red|'''(10)'''}}
| width=450px  valign=top | In dieses Feld wird die {{colfont|blue|'''Gruppe'''}} und die {{colfont|blue|'''Kundennummer'''}} des Verursachers eingetragen. Dieses Feld benötigen wir deshalb, weil z.B. der letztendlich durchführende HLU nicht unbedingt der Verursacher der Reklamation sein muss.
|}
----
[[datei:feldqmgrundqmsonstige.jpg|right|300px]]


Die Felder '''"QM-Grund"''' {{colfont|red|'''(11)'''}} und '''"QM-Sonstige"''' {{colfont|red|'''(12)'''}} sind nicht zu befüllen, diese sind der Quality-Abteilung vorbehalten.
<br><br>
----
{| cellpadding="5" cellspacing="5"
| width=150px  valign=top | '''Bemerkung:''' {{colfont|red|'''(13)'''}}
| width=500px  valign=top | zusätzlicher Informationstext zur Reklamation (in diesem Feld keine Texte löschen nur hinzufügen)
|}
----
[[datei:weiterebearbeitungrekla.jpg|thumb|weitere Bearbeitung]]

Nachdem die Reklamation vollständig erfasst wurde muss noch bei dem Feld "weitere Bearbeitung" festgelegt werden ob es sich um einen Reklamationsfall für die '''Schadensabteilung''' oder die '''QS-Abteilung''' handelt.

Durch setzen dieses Hakens erscheint in dem Feld "Aktionen" eine Aktion, durch diese Aktion wird eine Information in der [[ToDo - Verwaltung|ToDo Liste]] der zuständigen Abteilung angezeigt. Das setzen dieser Aktion ersetzt den Versand von E-Mails in den Eigenschaften.

Durch diese Information in der [[ToDo - Verwaltung|ToDo Liste]] ist es der zuständigen Abteilung möglich die Reklamation weiter zu bearbeiten.

{{colfont|red|'''ACHTUNG!'''}} Sobald eine Aktion gesetzt wurde, ist eine Löschung der Aktion '''nicht''' mehr möglich.

== Kriterium Schadensabteilung ==
bei jeder Beschädigung der Ware und bei jeder Reklamation, aus der sich eine finanzielle Forderung ergeben könnte.

== Kriterium QS-Abteilung ==
bei folgenden Reklamationsgründen ist das Häckchen bei '''QS''' zu setzen: 

* Abweichung von Temperaturvorgaben
* Diebstahl
* Haltbarkeit überschritten
* Laufzeit - falls Abweichung >2 Tage auf Land- oder Luftweg bzw. >1 Woche auf Seeweg
* Nässe
* Transportmittel defekt / nicht verfügbar oder ungeeignet
* Unfall
* Verdorben
* und allgemein bei wiederkehrenden Abweichungen, wo eine Ablaufänderung überlegt werden sollte.

== Status ==
via Taste F9 abrufbar: [[datei:Status_Reklamation.jpg|300px]]

Nach erfolgter Erledigung ist der Status vom Anmelder der Reklamations- bzw. Schadensbearbeitung auf '''ERLEDIGT''' abzuändern.

Auch Reklamationen, die keine weitere Maßnahmen erfordern (z. B. Abweichung Schiffsabfahrt) sind auf '''ERLEDIGT''' zu setzen
und entsprechend zu kommentieren (z.B.: "Keine weiteren Maßnahmen erforderlich"/"Kunde wurde informiert").

Beispiel für Einträge verschiedener Bearbeiter:
[[datei:Aktionen_Reklamation_TODO.jpg|600px]]


'''ERLEDIGT''' von Sachbearbeiter 

'''ERLEDIGT''' von Versicherungsabteilung (Thomas Haslwanter):
Keine weitere Aktionen geplant - evt. Forderungen sind binnen 12 Monate anzumelden, da ansonsten verjährt.

'''OFFEN'''  auf  [[ToDo - Verwaltung|ToDo Liste]] von Quality


= siehe auch =

[[Kategorie: Reklamationsbearbeitung]]

= Verantwortlicher =

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